Začínáme podnikat VI: Zakládáme s. r. o.

Postup zakládání je daný zákonem, stejně jako veškeré povinné náležitosti dokumentů, které během procesu spatří světlo světa, aby vzápětí zmizely ve složkách mezi ostatními písemnostmi jak na všemožných úřadech, tak u vás v kanceláři. Některé z nich sem tam oprášíte, ale pokud se nebude dít nic výjimečného, jako je hádka se společníky nebo příprava na prodej firmy, většinu času je nebudete potřebovat.

Sepsání společenské smlouvy

Většinou jen jednou nastupujeme do první třídy, zhruba dvakrát až třikrát se ženíme či vdáváme a v mnoha případech jen jednou zakládáme firmu. Všechno jsou to akty poměrně slavnostní. Výročí firmy však můžete slavit, pokud jste ten typ, dvakrát ročně. Společnost s ručením omezeným je založena okamžikem sepsání společenské smlouvy. Zákon ovšem zná ještě termín vznik právnické osoby – tím se rozumí den zapsání společnosti do obchodního rejstříku. A k tomu dojde později.

Společenskou smlouvu zakladatelé uzavírají formou notářského zápisu. Aktu se nemusí účastnit osobně, stačí případné vyslance vybavit plnou mocí. Má-li firma jediného zakladatele, i ten musí k notáři, kde sepíše tzv. zakladatelskou listinu. Úkonu se není třeba bát, bolí to méně než u zubaře a na rozdíl od dentistů, kteří se potýkají se zubními chrupy toliko originálními, mají notáři vzor společenských smluv, do kterých doplní jen sjednané náležitosti – to jsou ty, které jsou zákonem povinně stanovené (např. obsah společenské smlouvy či zakladatelské listiny) a odlišují firmu od ostatních. Zbytek jsou v podstatě jen náležitosti, které jsou většinou převzaty ze zákona):

a. název firmy a její sídlo;
b. uvedení společníků (jména a bydliště fyzických osob a názvy a sídla osob právnických);
c. předmět podnikání;
d. výše základního kapitálu (minimálně 200 tisíc Kč) a výše vkladu ke dni založení včetně způsobu (vklady peněžité a nepeněžité, forma složení) a lhůty splácení vkladu;
e. jména a bydliště prvních jednatelů a způsob, jakým jménem společnosti jednají (každý samostatně, všichni dohromady, alespoň dva apod.);
f. určení správce vkladu;
g. pokud se zřizuje dozorčí rada, i jména a bydliště jejích prvních členů.

Společenská smlouva může stanovit některé vztahy, které standardně definuje zákon, odlišně. Například může rozdělit obchodní podíly (podíly na zisku společnosti) jinak, než jak vyplývá z poměru základních vkladů složených jednotlivými společníky, pokud k tomu existuje opodstatnění. Domluví-li se například zakladatelé na tom, že jeden z nich je lempl, a druhý naopak hodlá ve prospěch firmy vypustit duši, mohou podíly náležitě upravit – a je na nich, zda ve prospěch lempla, nebo naopak. Stanovení podmínek záleží ryze na jejich dohodě. Ve smlouvě lze také určit rychlejší tvorbu rezervního zisku, než jakou ukládá obchodní zákoník.

Smlouva samozřejmě musí obsahovat i další údaje, jako je datum, hlavička a podobně, ale vzhledem k dohledu notáře, který ji připraví a opatří ji svým razítkem, není třeba se bát, že na něco zapomenete.

Uzavření společenské smlouvy vás u notáře vyjde na 4 000 až 6 000 Kč (záleží na rozsahu lejster, která mají jednotliví notáři připravené jako vzory). S dalšími cca 2 000 Kč je třeba počítat, pokud budete chtít od notáře odejít i s dalšími dokumenty, jež budete potřebovat pro vznik společnosti – návrh na zápis do obchodního rejstříku, čestné prohlášení jednatelů a jejich podpisové vzory.

Schůzkou u notáře máte za sebou zakládající valnou hromadu. Rozhodně se nebojte, že své společníky-spoluzakladatele už nikdy neuvidíte, zákon vám nařizuje hromadně se válet minimálně jednou ročně kvůli schválení účetní závěrky. Frekvenci valných hromad si ale ve společenské smlouvě také můžete zkrátit.

Složení základních vkladů

Druhým krokem, který je třeba provést, je složení vkladů jednotlivými společníky. A protože peníze nebo věci nemohou jen tak povlávat, už ve společenské smlouvě si zakladatelé určují, kdo bude tzv. správcem vkladů. Ten za ně potom odpovídá – po vzniku společnosti musí jak peněžité, tak nepeněžité vklady přejít do majetku společnosti.

Ideální případ je, když jsou všechny vklady peněžité. S penězi se jednak skvěle manipuluje, jednak jsou dobře skladovatelné (minimální vklad nutný při založení firmy ve výši sto tisíc se vejde do průměrné peněženky) a také známe jen málo osob, které je kdy odmítly, když je jimi chcete motivovat k odvedení nějaké služby nebo postoupení výrobku. Lepší je ale obnos poslat na účet, protože se soudu při podání návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku snadněji dokazuje, že vklady byly skutečně splaceny. Stačí ale prohlášení správce, který za ně potom ručí.

Pokud se některý ze společníků bude na podnikání s. r. o. podílet nepeněžitým vkladem, je třeba ještě před podáním návrhu na zápis do obchodního rejstříku nechat nepeněžité vklady ohodnotit nezávislým znalcem. Ten musí být nezávislý na společnosti, takže ho jmenuje soud. Soud o jmenování rozhodne na základě návrhu podaného zakladateli společnosti, ve kterém mohou společníci navrhnout také konkrétního znalce – soud se ale jejich návrhem nemusí řídit.

Pokud se zakladatelé dohodnou, mohou složit celé vklady nebo jejich část jako vklady nepeněžité, vždy ale musí jít o předměty, které firma využije k podnikání. Zatímco z peněžitých vkladů stačí splatit do vzniku společnosti jen polovinu, nepeněžité vklady musí být splaceny celé. A mají ještě jednu velkou nevýhodu – musí být oceněny znalcem. Náklady na posudek jdou na vrub firmy, bude to tedy kromě nákladů na notáře další z výdajů vynaložených na začátku podnikání, a kromě toho nějakou dobu potrvá, než budete mít v ruce papíry od znalce s kulatým razítkem.

Zvláštním případem jsou eseróčka zakládaná jediným majitelem. Ta musí mít splacený celý základní kapitál před podáním návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku, a to i tehdy, jde-li o vklad výhradně peněžitý.

Správcem peněžitého vkladu se může vedle některého ze zakladatelů stát také pověřená banka, s níž zakladatelé uzavřou smlouvu o správě vkladu. Nejčastěji však tuto věc řeší společníci tak, že pověří některého ze svých řad, ten založí účet a na něj jednotliví zakladatelé pošlou své konkrétní vklady. O splacení vkladu vydá správce písemné potvrzení, které se záhy stane přílohou návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku.

Živnostenské oprávnění

Vaše další kroky budou směřovat na živnostenský úřad. Bez živnostenského oprávnění se podnikat nedá. Dnes jde o dokument nevýpravný a nevzhledný, na druhou stranu také ryze pragmatický, takže netřeba tesknit po časech, kdy jste se nemuseli stydět živnosťák zarámovat.

Živnostenskému oprávnění a jeho získání se budeme podrobněji věnovat v příštím díle, protože se jedná o krok společný jak právnické, tak fyzické osobě – a možná se vám zdá, že jsme na osoby samostatně výdělečně činné zapomněli. Řekneme si, jaký je rozdíl mezi jednotlivými typy živností a také si představíme slovo koncese, které živnostenský zákon začátkem 90. let oživil ze socialistického zapomnění.

Živnostenský rejstřík vydá živnostenské oprávnění na základě společenské smlouvy (zakladatelské listiny), dokladu prokazujícího právo využívat prostory, ve kterých se nachází sídlo (nájemní smlouvy, souhlasu vlastníka nemovitosti apod.), a ohlášení v případě ohlašovacích (volných, řemeslných a vázaných) živností a žádosti o koncesi v případě živností koncesovaných. Také o tom bude řeč příště. Oprávnění k provozování živnosti ale nevzniká hned nebo vystavením výpisu z živnostenského rejstříku, ale dnem zápisu do obchodního rejstříku. Liknaví zakladatelé společností by měli vědět, že pokud nebude návrh na zápis podán do 90 dnů od doručení živnostenského oprávnění nebo pokud nebude firma do rejstříku zapsána, živnostenské oprávnění zanikne pro nesplnění podmínek.

Při získávání živnostenského oprávnění se nemusíte omezovat jen na živnostenský úřad v obvodu svého sídla, ohlášení či žádost je možné podat na některém z 227 obecních úřadů či živnostenských odborů městských úřadů. Při ohlášení nebo podání žádosti zaplatíte správní poplatek 1 000 Kč bez ohledu na to, v kolika živnostech chcete podnikat, pokud bude zápis do živnostenského rejstříku proveden na základě jednoho podání.

Zápis do obchodního rejstříku

Máte-li pohromadě všechny výše uvedené náležitosti, nic vám nebrání v tom, abyste pro vznik společnosti udělali to poslední – podali k místně příslušnému (krajskému) soudu návrh na zápis do obchodního rejstříku. Ten podávají všichni jednatelé svým jménem, nikoli jménem společnosti a pravost jejich podpisů musí být úředně ověřena.

Samotný návrh je relativně jednoduchý. Je předepsaný (formulář lze stáhnout na stránkách ministerstva spravedlnosti) a návod k jeho vyplnění vás provede intuitivním zapsáním všeho, co chce soud vědět. Aby nebyl život jednoduchý, a život podnikatele zvlášť, je třeba k němu ale přiložit i přílohy:

a. doklady o založení (společenskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu),
b. výpis z živnostenského rejstříku,
c. doklady o splacení vkladu (buď prohlášení správce vkladu, nebo potvrzení banky, znalecké posudky v případě nepeněžitých vkladů),
d. doklady o sídle (prohlášení vlastníka prostor o souhlasu s jejich užíváním nebo nájemní smlouva, výpis z katastru nemovitostí dokládající vlastnictví),
e. doklady o jednatelích (souhlasy s výkonem funkce jednatelů, výpisy z rejstříku trestů, které nesmí být starší než 3 měsíce, a čestná prohlášení s úředně ověřenými podpisy, že jsou způsobilí k právním úkonům, splňují podmínky provozování živnosti podle § 6 živnostenského zákona a nenastala u nich skutečnost, jež je překážkou provozování živnosti dle § 8, a splňují podmínky podle § 38l obchodního zákoníku),
f.doklady o členech dozorčí rady, byla-li zřízena (jedná se o stejné dokumenty jako v případě jednatelů),
g. souhlasy manželů/manželek společníků s použitím majetku ve společném jmění k podnikání,
h. doklady, které se vkládají do sbírky listin, ve formátu PDF (společenskou smlouvu/zakladatelskou listinu, podpisové vzory jednatelů),
i. souhlas společníků se zápisem do obchodního rejstříku s úředně ověřenými podpisy.

Poplatek za zápis firmy do rejstříku je šest tisíc korun (novelou zákona o soudních poplatcích účinnou od 1. září tohoto roku došlo ke zvýšení o pětinu; akciové společnosti jsou na tom ale hůř, tam došlo ke zvýšení z pěti na dvanáct tisíc) a zaplatit ho lze bezhotovostním převodem na účet soudu.

Soud na základě poskytnutých údajů a po zhodnocení všech náležitostí vydá rozhodnutí o zápisu společnosti do obchodního rejstříku. Musí tak učinit ve lhůtě 5 pracovních dní – do ní se nezapočítává den, kdy byl návrh podán. Pokud budou některé dokumenty chybět nebo nebudou splňovat stanovené podmínky, soud společnost nezapíše a vyzve vás k doplnění. Jestliže firma nebude zapsána v zákonné lhůtě, začíná běžet takzvaná fikce (není to science-fiction, ale na společnost se pohlíží, jako by byla do rejstříku zapsána) a soud má na zápis dva dny. V návrhu na zápis lze určit také konkrétní datum v blízké i daleké budoucnosti, pokud chcete, aby společnost vznikla později.

Začátek povinností

S datem zápisu vám nastávají mnohé povinnosti – od tohoto dne je třeba vést podvojné účetnictví a začínají vám běžet lhůty pro registraci u dalších úřadů. Pokud máte zaměstnance, do 8 dnů je nutné nahlásit se u správy sociálního zabezpečení a u zdravotních pojišťoven a do 30 dnů u finančního úřadu k daním, které se vás týkají: daň z přidané hodnoty to hned na začátku být nemusí (povinnost registrovat se mají subjekty s obratem 1 milion za posledních 12 kalendářních měsíců), ale daň z příjmu to zcela jistě bude. Máte-li auto, bude se vás týkat také daň silniční, a pokud vyplácíte odměny členům statutárních orgánů nebo zaměstnáváte zaměstnance, jste povinni se registrovat k příslušným daním z příjmu fyzických osob.

Běhání si ale můžete ušetřit. U jednotlivých institucí je možné se přihlásit prostřednictvím živnostenského úřadu, kde vyřizujete živnost. Ty totiž fungují jako centrální registrační místa. Díky propojení jednotlivých úřadů lze všechny registrace vyřídit tady.

A až si nad sklenkou vína – ať už se společníky, s někým jiným, nebo o samotě – jednoho večera nad zprávou z rejstříkového soudu, že firma byla zapsána, s úlevou oddechnete, můžete se začít plně věnovat podnikání.