Začínáme podnikat XII: Datové schránky

Informační systém datových schránek (ISDS), jak se tento projekt oficiálně jmenuje, byl do ostrého provozu uveden 1. listopadu 2009. Správcem je ministerstvo vnitra, které od někdejšího ministerstva informatiky převzalo agendu související s ještě mnohem více komplikovaným a zásadním projektem, totiž elektronizace státní správy. Elektronické vládnutí (e-government, pro zasvěcené jednoznačně Egon) se stalo mantrou někdejších vlád a některé už před časem udělaly první krůčky k odchodu úřednictva do virtuálních krajů – zejména zřízením Portálu veřejné správy a následně zprovozněním služby Czech POINT. Czech POINT vás ostatně coby podnikatele může také zajímat, tak pojďme nejprve udělat krátkou odbočku právě k němu.

Český bod

Termín, který v překladu z angličtiny znamená „český bod“, je v podstatě systémem jednotlivých bodů, které jsou dostupné na nejrůznějších státních i samosprávních úřadech a na poštách a mají za cíl umožnit obyčejným smrtelníkům vyřízení několika úředních úkonů na jednom místě. Ona zkratka ve skutečnosti znamená (Český) podací ověřovací informační národní terminál a autorovi tohoto opisu je třeba přičíst značnou kreativitu při vymýšlení tolika adjektiv, kterými se zkratku snažil vysvětlit natolik, až se mu docela dobře podařilo její význam zatemnit.

Myšlenka Czech POINTu vychází z dlouhá léta kritizované praxe, při níž člověk musí obíhat velké množství úřadů, ačkoli potřebuje vyřešit třeba jen jednu věc. Dřív bylo třeba před zakládáním firmy nutné složitě získávat výpis z trestního rejstříku – buď korespondenčně (s ověřením podpisu na žádosti), nebo osobně na pražském rejstříku trestů. Autor sám si v roce 1998 vystál frontu čítající desítky lidí, když výpis potřeboval jako jeden z dokumentů pro založení s. r. o. A vemte jed na to, že dlouhou čekací dobu mohl vystát jen sotva.

Kontaktní místa Czech POINTu dnes umožňují nejen získat výpis z trestního rejstříku a dalších veřejných databází, například z katastru nemovitostí, obchodního a živnostenského rejstříku, výpis z bodového hodnocení řidiče, výpis z insolvenčního rejstříku, ale také ohlásit živnost či podat žádost o udělení koncese. A na kontaktních místech lze ostatně požádat také o zřízení datové schránky, takže pojďme zpět k našemu dnešnímu hlavnímu tématu.

Povinnost pro některé, výhoda pro jiné

Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (ano, i předpisy takových názvů jsou součástí právního řádu České republiky), který datové schránky a jejich používání definuje, zavedl povinnost některých subjektů umožnit při vzájemné komunikaci užití elektronických dokumentů. Aby byl přenos oficiální, vznikl právě Informační systém datových schránek, úložiště vzájemné korespondence. Těmi nejvýznamnějšími institucemi, které musí datové schránky používat, jsou orgány veřejné moci. Ty mají ISDS využívat pro písemný kontakt primárně mezi sebou a pak také pro korespondenci směrem k soukromým subjektům, které mají schránku zřízenou. Povinně ji provozovatel, tedy Česká pošta, zřizuje automaticky právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku. OSVČ (tedy podnikající fyzické osoby) a fyzické osoby-občané si schránku mohou zřídit dobrovolně.

Založení

Zkraťte pátrání: důležité odkazy zde

• Portál datových schránek
• Oficiální informace o datových schránkách
• Doplňkové služby České pošty k datovým schránkám
• Seznam datových schránek

Fyzická osoba nebo právnická osoba nezapsaná v obchodním rejstříku si musí o zřízení schránky požádat, standardní společnosti s ručením omezeným (o které nám vedle OSVČ jde v seriálu především) obdrží jen krátce po svém zápisu do obchodního rejstříku (tedy po svém vzniku) přihlašovací údaje do schránky automaticky. I v tom je jeden významný posun elektronizace – kvůli e-governmentu se musely informační systémy mnoha úřadů v Česku propojit, takže ISDS jednoduše zjistí, že vznikla nová právnická osoba, která je povinna používat datovou schránku, a pošle jí vše potřebné. Schránka – její založení i provoz – je zdarma, pokud ji budete využívat výhradně pro komunikaci s úřady. Systém ale umožňuje také vkládání korespondence mezi firmami nebo občany, kteří ji mají (služba se jmenuje Poštovní datová zpráva); v takovém případě je ale využívání zpoplatněno – za prvé měsíčním paušálem 20–50 Kč a za druhé poplatkem 13,36 Kč za každou odeslanou zprávu.

Každá schránka má své jedinečné identifikační číslo (například Úřad vlády ČR má trfaa33) a přístupové údaje k ní nejsou zasílány firmě jako takové, ale konkrétním osobám – v případě s. r. o. jednatelů. Co jednatel, to jiný přístup, ovšem vždy do datové schránky dané společnosti. Pokud je někdo jednatelem více firem, obdrží logicky přístup do více datových schránek.

Používání

Kdo má přístup k internetu (vzhledem k tomu, že čtete tento článek, patrně to budete i vy), může začít datovou schránku využívat hned po obdržení přístupových údajů. Systém nového uživatele donutí změnit si úvodní jednorázové heslo a nainstalovat některé doplňky, bez nichž není aplikace funkční. Z tohoto důvodu je dobré používat pro práci s datovou schránkou jeden počítač, jinak je doplňky třeba nainstalovat na všech.

Vstoupit lze na adrese www.mojedatovaschranka.cz a přihlášení je možné autorizovat několika způsoby: jménem a heslem, certifikátem, SMS kódem a bezpečnostním kódem. Každý uživatel má standardně k dispozici přihlašování jménem a heslem, ostatní možnosti je možné zpřístupnit na požádání a po instalaci některých softwarových klíčů.

Užitečnou službou systému je možnost nechat si notifikaci o doručené zprávě zaslat e-mailem. To je zdarma. Zpoplatněnou službou je zasílání notifikace na mobilní telefon – to vás bude u mobilního operátora stát 3 Kč za každou zprávu.

Uživatelé

Hůř je na tom ten, kdo přístup k internetu nemá, protože i ten je ze zákona – pokud spadá do okruhu povinných osob – nucen schránku používat k vybírání korespondence. Je-li to váš případ, ministerstvo vnitra radí v manuálu k datovým schránkám pověřit vybíráním došlých zpráv nějakého jiného, vám důvěryhodného uživatele. Tomu je možné přidělit speciální přístup. Toto řešení je vhodné i pro ty statutární zástupce, kteří před vysedáváním u počítače a čtením komisních psaní od úředníků dávají přednost podnikání, obcování s lehkými ženami nebo sportu na čerstvém ovzduší. Mohou přidělit práva některému ze zaměstnanců – ať už interních, či externích.

Pokud se něčím takovým, jako je úřední korespondence, nechcete zabývat vůbec, pak vězte, že si zaděláváte na průšvih – je-li zpráva do datové schránky doručena, od desátého dne začíná běžet takzvaná fikce doručení, na zprávu se zkrátka pohlíží jako na zprávu převzatou.

 Bezpečnější než papamobil

I když je myšlenka ISDS vpravdě skvostná, dají se na systému najít mouchy, které zbytečně obtěžují. Stěžuje si na ně nejeden podnikatel. Ten, kdo aplikaci nepoužívá denně, možná zapomene, jak vlastně celý systém funguje, a pokaždé, když do schránky přijde znovu, bude si muset ovládání připomenout. Nezkušené uživatele internetu (ale často i ty zkušenější) patrně odradí nutnost zadávat při přihlášení jak kód schránky, tak heslo a navíc ještě kód z obrázku (tzv. CAPTCHA).

Při používání datové schránky si občas budete připadat jako papež v papamobilu, tedy často mnohem bezpečněji. Systém je totiž nastavený tak, aby byly jednotlivé stránky maximálně zabezpečené. Standardně vás proto systém každých 90 dní vyzve ke změně uživatelského hesla. To musí obsahovat alespoň jedno velké písmeno a jedno číslo a není možné zvolit to, které už jste jednou vybrali. Jak uznává nejeden uživatel, nutnost pamatovat si několikrát změněné heslo ovlivňuje chuť datovou schránku používat. V nastavení je ale možné automatické obnovování hesla vypnout.

Pokud jakékoli heslo zapomenete, na Czech POINTu vám vygenerují nové. Napoprvé je to bez poplatku, podruhé už to je za 200 korun.

K používání datové schránky je třeba nainstalovat do počítače doplněk Software602 Form Filler. Bez něho je systém nefunkční a přivítají vás jen chybové hlášky a informace o chybějícím doplňku.

Po každé aktualizaci doplňku pak budete zas a znovu vyzýváni k nainstalování jeho nové verze. A provozovatelé si dávají záležet, takže aktualizovat a instalovat je třeba velmi často. Podobnou zkušenost má například i Petr Fryš, majitel agentury MediaNet Interactive: „Když se do datové schránky přihlásím (cca jednou za dva měsíce, protože tam chodí věci jen od finančního úřadu), skoro výdycky musím stáhnout nějakou aktualizaci a potom to celé restartovat.“

Čas od času na uživatele také po zadání internetové adresy portálu do prohlížeče vykoukne obrazovka, která informuje, že „Toto připojení není důvěryhodné“.

Anketa

Dopisovali byste si se státní správou radši elektronicky, nebo klasicky na papíře?

Já věřím papíru Radši elektronicky Radši elektronicky, ale ona se k tomu moc nemá Nejradši vůbec

Tomu se dá zabránit instalací certifikátu PostSignum. Portál sice nabízí podrobný návod pro nejběžnější prohlížeče, patrně se ale dostanete do oblastí, ve kterých jste dosud nebádali.

Doručené zprávy zůstávají v systému 90 dní, poté jsou smazány. Kdo si je chce uchovat delší dobu, může si u České pošty objednat službu Datový trezor a podle potřebné kapacity zaplatí 1 200 (100 zpráv), 5 400 (500 zpráv) nebo 48 000 Kč bez DPH ročně (5 000 datových zpráv).

Datové schránky jsou službou, která, i když s výhradami, může v lecčems ulehčit administrativu. Jak přiznává Petr Fryš z MediaNet Interactive: „Z uživatelského hlediska to pro mě není příliš komfortní, ale celkově je to pořád lepší než běhat na poštu pro doporučený dopis, případně pro dopis do vlastních rukou.“ Pod jeho názor se můžeme podepsat.