Začínáme podnikat XI: Administrativa

Chtěli jsme dát dohromady soupis těch alespoň nejdůležitějších povinností, na které je třeba vzpomenout, abyste jako čerství podnikatelé nezabředli do průšvihu, ještě než vám na účtu přistane první milion, který je jak známo nejtěžší. Jenže právní systém České republiky je natolik složitý, že nic takového nám žádná ze státních institucí neposkytla. Jednoduše proto, že kompletní přehled povinností podnikatelů neexistuje. Musíte si ho z právního chaosu vyzobat sami. Přitom se nemůžete spolehnout jen na samotné názvy zákonů, poslanci si rádi život ve sněmovně zpestřují tzv. přílepky, kterými se snaží prosadit změny zákonů v rámci projednávání norem, které se týkají něčeho úplně jiného. Dnešní díl tak nebude nijak povzbudivý a veselý… 

Pár příkladů pro představu

Víte například, že za špatně spočítané daňové přiznání vám hrozí pokuta ve výši 20 procent z dlužné částky? Novelu zákona o správě daní a poplatků, která pokutu zavedla, přilepili poslanci k zákonu o statistické službě, která se věnuje specifikaci úkolů Českého statistického úřadu. Hodláte-li poskytovat připojení k internetu, mělo by vás tu a tam zajímat, jestli se zákonodárci v rámci projednávání například zákona o pěstování karafiátů nezabývají náhodou také novelou zákona o některých službách informační společnosti – před časem se totiž snažili senátoři propašovat povinnost poskytovatelů internetu zablokovat uživatelům přístup na pornostránky do loterijního zákona. V zákonu o surových diamantech zase před časem došlo k novele zákona o zadávání veřejných zakázek.

Propojeno: Permanentní parlamentní revoluce

Tuze pěkně údernické nasazení našich zákonodárců popisuje na Peníze.cz advokátka Klára Samková. Živnostenský zákon, píše například, se od roku 1991 do června 2010 novelizoval jednostodevětkrát. Kolikrát to bylo ještě to června 2010, to jsme nepočítali – ono už to stejně nemá cenu:

► Klára Samková: České zákonodárství v permanentní revoluci

Alespoň něco

Při snaze hledat nějaká vodítka, která by každému čtenáři, který se rozhodl podnikat podle rad našeho seriálu, jsme se po souhrnech povinností pídili například na Ministerstvu průmyslu a obchodu. „Naprosto Vaší otázce rozumím, ale odpovědět se na ni takto jednoduše v podstatě nedá,“ odpověděl Pavel Vlček z tiskového odboru úřadu. „Důvodem je to, že není podnikání jako podnikání a každá podnikatelská činnost má svá specifická pravidla, která jsou upravena v právním řádu ČR. Čili přesná odpověď na Vaši otázku existuje, ale tím kompletním seznamem je právní řád ČR, což jsme se vrátili, tak říkajíc, na začátek…“

Definice kruhem ale mohou být někdy ošemetné, takže nakonec jsme přece jenom jistý náznak jakéhos takéhos seznamu povinností podnikatelů z uvedeného ministerstva získali. Jelikož jejich výčet by vyčerpal i otrlého každodenního návštěvníka fitness centra, nezbývá nám než vás odkázat na oficiální portál pro podnikání a export, který spravuje CzechTrade, vládní agentura založená zejména na podporu exportu českých firem. Na stránkách BusinessInfo.cz lze získat informace o tom, jaké podmínky je třeba dodržet při zahajování živnostenského podnikání v některých specifických oborech. Jiný oddíl stránek obsahuje popis životních situací, ve kterých se mohou podnikatelé ocitnout, a návod, jak postupovat, aby všechno bylo lege artis.

Životní situace týkající se jednotlivých oblastí podnikatelských povinností ale nejsou nijak strukturované, jedná se vlastně o články na jednotlivá témata, takže nezbývá než se ponořit do textu a potřebné informace vyhledávat. Jak ve své reklamě tvrdí vyhledávač Google, život je hledání – a český právní řád umí tuhle činnost náležitě zpestřit a opepřit.

Jednotná kontaktní místa

Při získávání informací vám mohou pomoci také na jednotných kontaktních místech zřízených na 15 vybraných živnostenských úřadech. Zde by vám měli pomoci se vstupem do podnikání, ale nejen s tím. Jednotná kontaktní místa byla zřízena v souvislosti s podporou malého a středního podnikání a zprostředkovávají kontakt s příslušnými úřady, které se zabývají povolováním konkrétních činností. Dokonce jsou součástí celoevropské sítě, takže pokud chcete podnikat v jiném členském státě Evropské unie, půjde to snadněji s jejich pomocí. Na jednotném kontaktním místě se vám snad podaří získat i obecný vhled do povinností, které vás jako podnikatele v průběhu podnikání čekají, my jsme ale v naší snaze úspěšní nebyli. „Jednotné kontaktní místo poskytuje převážně informace potřebné pro získání oprávnění, zejména náležitosti žádosti a kontaktní údaje správních orgánů,“ napsali nám z kontaktního místa při Obecním živnostenském úřadu v Černošicích. „Povinnosti podnikatele vůči orgánům státní správy stanoví jednotlivé zákony zvlášť. Bohužel nemám informaci, že by bylo možné získat přehled povinností podnikatele vůči všem orgánům státní správy v kostce.“

Sázka do loterie

Bohužel to tedy znamená sledovat zákony, vytrvale hledat a napjatě čekat, zda od některého z úřadů nepřijde výzva ke splnění povinnosti nebo rovnou pokuta za nedodržení toho či onoho úkolu. Ale abychom vás alespoň některých obav zbavili, připravili jsme přece jenom krátký, byť ne ucelený přehled o tom, co byste měli dodržet. Živnostenský a finanční úřad, správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny už ale pro dnešek vynecháme.

Sbírka listin

Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku mají povinnost vkládat do sbírky listin, která je jeho součástí, informace veřejného charakteru, tedy nejen dokumenty o založení subjektu, jako jsou společenská smlouva, a stanovy, ale také rozhodnutí o jmenování statutárních orgánů a každoročně rovněž účetní závěrky a případně i výroční zprávy. Minimálně jednou ročně, po provedení účetní závěrky, je tedy třeba si na rejstříkový soud vzpomenout a potřebné dokumenty mu poslat, a to od 1. ledna 2007 v elektronické formě (ve formátu PDF). Tuto povinnost formuluje jak obchodní zákoník, tak také zákon o účetnictví, který dokonce těm, kdo ji porušují, ukládá sankci ve výši tří procent aktuální výše aktiv (oproti benevolentnější dvacetitisícové sankci dané obchodním zákoníkem). A ti, kdo jsou za plnění této povinnosti odpovědní, tedy statutární orgány společností, si dokonce zahrávají s trestní odpovědností, protože může jít o trestní čin zkreslování stavu hospodaření a jmění.

Přes všechno uvedené ale existuje velké množství firem, které dokumenty do sbírky listin nevkládají. Některé tak dělají záměrně (jelikož nechtějí poskytovat informace o svých výsledcích), jiné z neznalosti. Odhaduje se, že nepořádek v této povinnosti má až 70 procent společností.

Statistické výkaznictví

Zákon o státní statistické službě, jeden z mnoha právních předpisů, kterými se můžete ve chvílích podnikatelského volna prokousávat, ukládá podnikatelům „zpravodajskou povinnost“. Nejde přitom o žádnou činnost tajného agenta, v překladu to znamená, že pokud vás k tomu Český statistický úřad vyzve, jste povinni odpovědět mu prostřednictvím zaslaného formuláře na dotazy, které ho zajímají. Sebraná data pak statistický úřad vyhodnocuje a zveřejňuje. Naštěstí mají statistici na internetových stránkách aplikaci, která umožňuje vyhledávání ve statistických zjišťováních a která vám odpoví na otázku, jestli jste vůči ČSÚ na něco nezapomněli.

Evidenční povinnosti

V rámci plnění informačních povinností, mezi něž patří i podávání daňového přiznání, vás čeká celá řada dílčích povinností, například povinnost vést účetnictví. Shromažďování dokladů, které slouží ke správnému účtování, je pak každodenním chlebem. Pro případy, kdy budete chtít smysluplně prokázat výdaje za pohonné hmoty, musíte například vést knihu (deník) jízd. Tato povinnost má sice své poměrně nové alternativy, ale přesto se jí v určitých případech nevyhnete.

S veškerými náležitostmi vám ale poradí zkušený účetní. Není radno se mu vyhýbat, naopak – vedení účetnictví nemusí být zbytečnou zátěží. Pokud v číslech uspořádaných pořádkumilovným účetním umíte číst, mohou vás včas informovat o tom, že s ekonomikou firmy to není v pořádku a že se můžete v budoucnu dostat do problémů. O tom si povíme v díle věnovaném základům podnikatelské ekonomie.

Archivační povinnosti

Když jsme u skladování rozličných písemností, víte, že podnikatelé mají povinnost archivovat v podstatě všechny dokumenty, které při své činnosti vytvořili? Tento závazek jim ukládají mnohé právní předpisy – zákon o účetnictví, obchodní zákoník, zákon o archivnictví a jiné. A ani tady na ně nezapomíná trestní zákoník.

Veškeré papírky týkající se účetnictví je třeba nejen dobře evidovat, ale také pečlivě schovávat – tedy u OSVČ, které vedou daňovou evidenci, většinou 3 roky od doby, kdy vznikla povinnost podat příslušné daňové přiznání. Plátci DPH si ale musí připravit mnohem větší skříň, ba možná přímo sklad: doklady k dani z přidané hodnoty si totiž finanční úřad může vyžádat až 10 let po datu zdanitelného plnění. Po stejnou dobu od doby, které se týkají, musíte archivovat účetní závěrky a výroční zprávy. Dokonce trojnásobná lhůta je daná pro archivaci evidenčních listů důchodového pojištění.

Všem subjektům zapsaným v obchodním rejstříku ukládá zákon o archivnictví a spisové službě archivovat nejen dokumenty týkajícího se vzniku a změn dané firmy, ale také třeba katalogy zboží a ceníky, podnikové kroniky nebo vydané publikace, smlouvy, nabídky, soupisy majetku, vnitropodnikové předpisy apod. Než takové dokumenty budete chtít po uběhnutí zákonem stanovené lhůty skartovat, je třeba je nabídnout oblastnímu archivu k archivaci. V praxi se to děje tak, že dokumenty určené k likvidaci musí podnikatel označit písmenem A, S nebo V (A je vyhrazeno dokumentům s trvalou hodnotou, jejichž okruh je definován, S dokumentům určeným ke skartaci a V těm, kde se bude A či S teprve pracovníky archivu teprve přidělovat). Archiv pak určí, které dokumenty je třeba trvale uchovat – je tak možno učinit v jeho depozitáři.

Absurdity

Povinnost archivovat jakékoli nesmysly zavání absurditami. Jejich podobu ale mají i mnohé další předpisy, které vás možná často budou pronásledovat za bezesných nocí. Soutěž Absurdita roku, která je od roku 2007 pořádána jako doprovodná akce ocenění Firma roku, má na některé z nich upozorňovat. Loni zvítězila nutnost předkládat obchodnímu rejstříku výpis z rejstříku trestů jednatelů, který si ale soud může stáhnout z internetu. Druhé místo obsadila povinnost vydavatelů novin a časopisů posílat povinné výtisky knihovnám, mezi které patří i knihovna Poslanecké sněmovny. A protože se povinnost vztahuje i na vydavatele košilatých tiskovin, mají poslanci zdarma ve své knihovně přístup k pornu.

Jde o čas, a tedy o peníze

Informační (a jiné) povinnosti máte jako podnikatelé i vůči mnoha dalším státním institucím, ať už přímo ministerstvům, nebo organizacím, které jim podléhají. V roce 2005 vyplývalo podnikatelům z 245 právních předpisů (120 zákonů a 125 prováděcích předpisů) 2 168 informačních povinností. Do roku 2010 jich úřady 117 zrušily a 165 zredukovaly. Administrativní zátěž malých podniků je natolik zajímavým tématem (a aktuálně propíraným vládou, která se opětovně rozhodla ji snižovat), že se jí budeme zabývat v samostatném článku na Peníze.cz.

Úleva

V rámci řešení efektivity výkonu státní správy úřady v minulých letech podnikatelům trochu ulehčily. A po malých postupných krůčcích směřují i k elektronizaci komunikace, která může být v lecčems nápomocná. Příště si povíme o jednom významném nástroji, který má kontakt podnikateli s úřady zjednodušit, datové schránce.

Administrativní zátěž podnikatelů jako plátců daní

Čas jsou peníze. Byrokrat má času dost. A vás práce pro něj stojí taky dost. To je fér, ne?

V poslední studii Světové banky a poradenské společnosti PricewaterhouseCoopers, která každoročně hodnotí složitost daňových systémů ve dvou stovkách zemí světa a porovnává čas a náklady, které je potřeba vynaložit na daňovou agendu, se Česká republika umístila až na 117. místě. Kvůli daním musí firmy ročně posílat až osm hlášení a přiznání. Toto číslo nás sice řadí na přední místa žebříčku, konkrétně na sedmnáctou příčku, ale když přihlédneme k časovým nárokům, které je na to potřeba vynaložit, okupuje Česko 169. místo. Zdejší podnikatelé musejí na to, aby spočítali a odevzdali daně ve správné výši, obětovat každý rok 557 pracovních hodin. V celé Evropě je za námi jen Ukrajina. Ostatně zhruba 120 novel zákona o daních z příjmů, které nám zákonodárci naservírovali za posledních 18 let, je naprosté unikum.

Někteří podnikatelé jsou z toho tak zoufalí, že jsou ochotni udělat cokoli, třeba i platit vyšší daně, jen aby už přestalo to administrativní týrání:

► Michal Kašpárek: Snižte mi paušály a zvyšte daně. Ale ušetřete mě těch muk s razítky!

Časové náklady na daňovou agendu

Pořadí	Stát	Ze zisku	Za zaměstnance	Ostatní	Celkem
1.	Maledivy	0	0	0	0
2.	Spojené arabské emiráty	0	12	0	12
3.	Bahrajn	0	36	0	36
	Katar	0	36	0	36
5.	Bahamy	10	48	0	58
6.	Lucembursko	21	14	24	59
7.	Omán	50	12	0	62
8.	Švýcarsko	15	40	8	63
9.	Irsko	10	36	30	76
	Seychely	40	36	0	76
169.	Česká republika	135	262	160	557

Zdroj: Světová banka, PricewaterhouseCoopers

Daňová zátěž podnikatelů

Pořadí	Stát	Ze zisku	Za zaměstnance	Ostatní	Celkem
1.	Timor-Leste (Východní Timor)	0,2 %	0,0 %	0,0 %	0,2 %
2.	Vanuatu	0,0 %	4,5 %	3,9 %	8,4 %
3.	Maledivy	0,0 %	0,0 %	9,3 %	9,3 %
4.	Makedonie	6,3 %	0,0 %	3,4 %	9,7 %
5.	Namibie	4,0 %	1,0 %	4,8 %	9,8 %
6.	Katar	0,0 %	11,3 %	0,0 %	11,3 %
7.	Spojené arabské emiráty	0,0 %	14,1 %	0,0 %	14,1 %
8.	Zambie	1,5 %	10,4 %	2,6 %	14,5 %
9.	Saúdská Arábie	2,1 %	12,4 %	0,0 %	14,5 %
10.	Bahrajn	0,0 %	14,6 %	0,4 %	15,0 %
137.	Česká republika	7,5 %	38,4 %	3,2 %	49,1 %

Zdroj: Světová banka, PricewaterhouseCoopers