Sedm tipů na efektivní videohovor

Náš život se za poslední rok kvůli pandemii koronaviru zásadně změnil. Spousta z nás se i se svou prací přesunula do virtuálního prostředí. Málokdo si ale dokázal stoprocentně osvojit používání komunikačních technologií a efektivní organizaci online schůzek. Mám pro vás pár užitečných tipů, jak zajistit, aby byly virtuální schůzky stejně produktivní jako ty osobní.

Organizace

I na online schůzku je dobré se dostavit o několik minut dříve. Dají se tak ještě před začátkem meetingu vyřešit případné technické překážky jako nefungující kamera, mikrofon nebo potíže s připojením. Pokud se jedná o větší schůzku, je důležité určit moderátora hovoru, který zajistí, aby schůzka proběhla bez přerušování a komplikací. Moderátor může například ztišit všem účastníkům mikrofon a postupně je vyvolávat. Obecně je dobré mít po celou dobu, kdy nemluvíte, vypnutý mikrofon.

U menších a především interních schůzek moderátor nutný není, především proto, že se už všichni účastníci znají a jsou zvyklí společně pracovat. 

Dejte si záležet na svém projevu

Virtuální schůzky zvýrazňují komunikační vlastnosti jedinců. Introverti, kteří se nikdy moc nevyjadřovali na osobních schůzkách, se nebudou příliš prosazovat ani ve virtuálním prostředí. A naopak, pokud někdo sám mluví bez ohledu na reakci ostatních, při videokonferenci nepustí ke slovu už vůbec nikoho. Ale ať už jste spíš v týmu introvertů či extrovertů, je vždy důležité mít k dispozici kvalitní připojení a mikrofon. Pokud se na vás řeč dostane, vždy se vyjadřujte hlasitě, srozumitelně a jasně, aby vám každý z přítomných porozuměl. Vždy dbejte na zpětnou vazbu a zapojení ostatních lidí do debaty. 

Na kameru

Zapnutá kamera vytváří v internetovém prostředí osobnější pocit a zároveň člověk víc soustředí na hovor a dává do něj víc energie. Na druhou stranu příznivci vypnutých kamer tvrdí, že vypnutá kamera dává prostor pro multitasking, který je zejména při dlouhých konferencích nevyhnutelný. Před každou schůzkou je dobré se ujistit, jestli budou kamery zapnuté, nebo nikoliv. Pokud ano, ujistěte se, že se při vlastním projevu díváte do kamery. Pokud zrovna nemáte řeč, bedlivě poslouchejte ostatní. Další činnosti jako například čtení mailů a odepisování na ně není vhodné a vždy je poznat. Pokud chcete mít v průběhu meetingu vypnutou kameru, je dobré ji zapnout alespoň na chvíli, aby si kolegové dokázali přiradit tvář. Případně mějte na profilu nahranou svoji aktuální fotografii.

Po doznění pandemie budou novým standardem hybridní schůzky, kdy se naráz několik lidí sejde offline a několik v online prostředí. Díky videokonferencím se komunikace velmi zlepší. Například jeden tým může být v Praze, druhý v Ostravě a zbytek na home office. Důležité je ale zajistit dobré hygienické i technické podmínky. Doporučuji v tomto případě investovat do kvalitní kamery a mikrofonu. Já jsem si oblíbil přenosnou 360stupňovou kameru, která zabírá všechny účastníky konference i se zvukem. Všichni se tak navzájem lépe vnímají.

Home office kancelář

Zbytečně se nestresujte prostředím své home office. Vytvořte si bezpečný prostor, ze kterého se budete účastnit videohovorů. Občasné proběhnutí dítěte či domácího mazlíčka se dnes při menších videokonferencí bere jako zpestření programu a není třeba si tím tolik lámat hlavu. Online schůzky, především ty, které probíhají jeden na jednoho, mají tu výhodu, že je můžete vyřídit tzv. v pohybu, tedy během chůze, na kole, v autě a podobě.

Nezbláznit se z toho

Nekončící home office a schůzky pouze ve virtuálním světě se mohou velmi rychle stát demotivujícími a úmornými. Proto je důležité vytvořit příjemné prostředí a atmosféru i online. Na úvod každé videokonference je dobré začít tzv. smalltalkem, zeptat se kolegů, jak se mají, případně přidat nějaký vtip.

Zpřístupněte schůzku pro ostatní

Pokud s tím budou všichni účastníci souhlasit, nahrajte celou schůzku a zpřístupněte ji i těm, kteří se zrovna připojit nemohli. Můžete se zároveň i vracet k důležitým otázkám, které na schůzce zazněly. 

Dejte si pauzu

Dělejte přestávky a meeting rozdělte do částí. Zajistíte tak, že účastníci budou mít možnost si odskočit nebo prostě oddechnout. Zvýšíte tak koncentraci všech zúčastněných po zbytek schůzky. Pokud budete pravidelně aplikovat alespoň pár ze zvýše zmíněných tipů a rad, kvalita vašich videokonferencí se může značně zvýšit. Zároveň tak zpříjemníte online prostředí vám i zbylým účastníkům. A pokud si tyto rady osvojíte i na dobu po pandemii, budete mít vyhráno.

FINMARKET je rubrika zasvěcená obsahu, který připravujeme ve spolupráci s obchodními partnery na míru společnostem, které chtějí seznámit čtenáře se svými produkty nebo službami.

Penzijko s finančním bonusem

Založte si penzijko Conseq a získejte nejen státní příspěvky a daňovou úsporu, ale i bonus pro věrné klienty.

Spočítejte si svůj bonus

Sdílejte článek, než ho smažem