Sedm tipů na efektivní videohovor

Tomáš Jindříšek | rubrika: FINMARKET | 23. 3. 2021 | 1 komentář
Už přes rok je mnoho z nás v režimu home office. Videokonference a cally jsou běžná součást pracovních životů. Odborník na komunikaci a člen prezidia Asociace komunikačních agentur Tomáš Jindříšek radí, jak překonat technické překážky a jak v této „disciplíně“ zvládnout etiku i výkonnost.
Sedm tipů na efektivní videohovor

Zdroj: Shutterstock

Náš život se za poslední rok kvůli pandemii koronaviru zásadně změnil. Spousta z nás se i se svou prací přesunula do virtuálního prostředí. Málokdo si ale dokázal stoprocentně osvojit používání komunikačních technologií a efektivní organizaci online schůzek. Mám pro vás pár užitečných tipů, jak zajistit, aby byly virtuální schůzky stejně produktivní jako ty osobní.

Organizace

I na online schůzku je dobré se dostavit o několik minut dříve. Dají se tak ještě před začátkem meetingu vyřešit případné technické překážky jako nefungující kamera, mikrofon nebo potíže s připojením. Pokud se jedná o větší schůzku, je důležité určit moderátora hovoru, který zajistí, aby schůzka proběhla bez přerušování a komplikací. Moderátor může například ztišit všem účastníkům mikrofon a postupně je vyvolávat. Obecně je dobré mít po celou dobu, kdy nemluvíte, vypnutý mikrofon.

U menších a především interních schůzek moderátor nutný není, především proto, že se už všichni účastníci znají a jsou zvyklí společně pracovat. 

AKA – Asociace komunikačních agentur

Výběrová organizace nejvýznamnějších subjektů v oblasti komerční komunikace sdružující mediální, reklamní, CRM a marketingové agentury. Jejím cílem je zajišťovat příznivé prostředí pro podnikání členů, budování dobrého jména oboru, odborné vzdělávání a podpora aktivit ke zvyšování profesionální úrovně odborníků na komunikaci. Rovněž dbá o etické standardy komerční komunikace prostřednictvím Rady pro reklamu, jejímž spoluzakladatelem je.

Více infomací na webu www.aka.cz

Dejte si záležet na svém projevu

Virtuální schůzky zvýrazňují komunikační vlastnosti jedinců. Introverti, kteří se nikdy moc nevyjadřovali na osobních schůzkách, se nebudou příliš prosazovat ani ve virtuálním prostředí. A naopak, pokud někdo sám mluví bez ohledu na reakci ostatních, při videokonferenci nepustí ke slovu už vůbec nikoho. Ale ať už jste spíš v týmu introvertů či extrovertů, je vždy důležité mít k dispozici kvalitní připojení a mikrofon. Pokud se na vás řeč dostane, vždy se vyjadřujte hlasitě, srozumitelně a jasně, aby vám každý z přítomných porozuměl. Vždy dbejte na zpětnou vazbu a zapojení ostatních lidí do debaty. 

Na kameru

Zapnutá kamera vytváří v internetovém prostředí osobnější pocit a zároveň člověk víc soustředí na hovor a dává do něj víc energie. Na druhou stranu příznivci vypnutých kamer tvrdí, že vypnutá kamera dává prostor pro multitasking, který je zejména při dlouhých konferencích nevyhnutelný. Před každou schůzkou je dobré se ujistit, jestli budou kamery zapnuté, nebo nikoliv. Pokud ano, ujistěte se, že se při vlastním projevu díváte do kamery. Pokud zrovna nemáte řeč, bedlivě poslouchejte ostatní. Další činnosti jako například čtení mailů a odepisování na ně není vhodné a vždy je poznat. Pokud chcete mít v průběhu meetingu vypnutou kameru, je dobré ji zapnout alespoň na chvíli, aby si kolegové dokázali přiradit tvář. Případně mějte na profilu nahranou svoji aktuální fotografii.

Po doznění pandemie budou novým standardem hybridní schůzky, kdy se naráz několik lidí sejde offline a několik v online prostředí. Díky videokonferencím se komunikace velmi zlepší. Například jeden tým může být v Praze, druhý v Ostravě a zbytek na home office. Důležité je ale zajistit dobré hygienické i technické podmínky. Doporučuji v tomto případě investovat do kvalitní kamery a mikrofonu. Já jsem si oblíbil přenosnou 360stupňovou kameru, která zabírá všechny účastníky konference i se zvukem. Všichni se tak navzájem lépe vnímají.

Home office kancelář

Zbytečně se nestresujte prostředím své home office. Vytvořte si bezpečný prostor, ze kterého se budete účastnit videohovorů. Občasné proběhnutí dítěte či domácího mazlíčka se dnes při menších videokonferencí bere jako zpestření programu a není třeba si tím tolik lámat hlavu. Online schůzky, především ty, které probíhají jeden na jednoho, mají tu výhodu, že je můžete vyřídit tzv. v pohybu, tedy během chůze, na kole, v autě a podobě.

Nezbláznit se z toho

Nekončící home office a schůzky pouze ve virtuálním světě se mohou velmi rychle stát demotivujícími a úmornými. Proto je důležité vytvořit příjemné prostředí a atmosféru i online. Na úvod každé videokonference je dobré začít tzv. smalltalkem, zeptat se kolegů, jak se mají, případně přidat nějaký vtip.

Zpřístupněte schůzku pro ostatní

Pokud s tím budou všichni účastníci souhlasit, nahrajte celou schůzku a zpřístupněte ji i těm, kteří se zrovna připojit nemohli. Můžete se zároveň i vracet k důležitým otázkám, které na schůzce zazněly. 

Dejte si pauzu

Dělejte přestávky a meeting rozdělte do částí. Zajistíte tak, že účastníci budou mít možnost si odskočit nebo prostě oddechnout. Zvýšíte tak koncentraci všech zúčastněných po zbytek schůzky. Pokud budete pravidelně aplikovat alespoň pár ze zvýše zmíněných tipů a rad, kvalita vašich videokonferencí se může značně zvýšit. Zároveň tak zpříjemníte online prostředí vám i zbylým účastníkům. A pokud si tyto rady osvojíte i na dobu po pandemii, budete mít vyhráno.

FINMARKET je rubrika zasvěcená obsahu, který připravujeme ve spolupráci s obchodními partnery na míru společnostem, které chtějí seznámit čtenáře se svými produkty nebo službami.

Tomáš Jindříšek

 Další články autora.

Sdílejte článek, než ho smažem

Líbil se vám článek?

+10
AnoNe
Vstoupit do diskuze
V diskuzi je celkem 1 komentářů
Simplecoin

A tohle už jste četli?

Zdražování, válka, nejistota. Firmy se připravují na horší časy

18. 5. 2022 | Jana Divinová | 1 komentář

Zdražování, válka, nejistota. Firmy se připravují na horší časy

Důsledky války a vysoká inflace začíná pociťovat většina českých firem. Téměř dvě třetiny malých a středních podniků se připravují na propad příjmů. Vyplývá to z průzkumu platformy... celý článek

Zrušení silniční daně je definitivní, schválili ho senátoři

18. 5. 2022 | Jiří Hovorka | 4 komentáře

Zrušení silniční daně je definitivní, schválili ho senátoři

Zrušení silniční daně u osobních automobilů, autobusů a nákladních aut do 12 tun definitivně prošlo, když ho dnes schválili senátoři. Například u osobních aut jde o úsporu v řádech... celý článek

Pracovní cesty: Cestovní náhrady mimořádně stouply

18. 5. 2022 | Petr Kučera

Pracovní cesty: Cestovní náhrady mimořádně stouply

Zaměstnanec, který nemá účtenku za nákup benzinu nebo nafty, dostane od poloviny května vyšší paušál. Ten dosavadní už byl výrazně nižší než skutečné ceny.

Na burzu míří firma bývalého fotbalisty Ulicha

17. 5. 2022 | Petr Kučera

Na burzu míří firma bývalého fotbalisty Ulicha

Na trh Start pražské burzy chce vstoupit společnost M&T 1997 (dosud Material & Technology), výrobce dveřních klik a kování z Dobrušky.

Po náročné práci dřív do důchodu. Šanci má dostat méně lidí

17. 5. 2022 | Jiří Hovorka | 26 komentářů

Po náročné práci dřív do důchodu. Šanci má dostat méně lidí

Za každých deset let fyzicky náročné práce mají lidé odejít o rok dříve do důchodu. Na úlevu však oproti původnímu návrhu dosáhne mnohem méně lidí, což vadí odborům. Firmám se zase... celý článek

Partners Financial Services

Používáte nástroj pro blokování reklamy. Pokud nám chcete pomoci, vypněte si blokování reklamy na našem webu. Zde najdete jednoduchý návod. Děkujeme.