Vzorná docházka. Moderní systém je digitální

Soňa Výhonská | rubrika: FINMARKET | 29. 6. 2021
I ve 21. století některé firmy evidují docházku v Excelu, nebo dokonce na papíře. Odborníci z cloudové platformy Tulip, která zjednodušuje firemní procesy nejen v docházce, ale i obecně v HR nebo účetnictví, připravili přehled hlavních důvodů, proč přejít na moderní systém evidování docházky.
Vzorná docházka. Moderní systém je digitální

Zdroj: Shutterstock

Moderní docházkový systém zjednoduší práci personalistům, manažerům i běžným zaměstnancům.

Co vám Excel nezajistí, ale pořádný docházkový systém ano

Automatická kontrola legislativy

HR oddělení, které musí každý měsíc manuálně kontrolovat docházku, opravovat, přepisovat nebo přepočítávat, je nutně zahlcené. Můžete se spolehnout, že někdy chybu udělá. A nejde jen o chybu v čísle. Předpisy se měnívají, a abyste je mohli dodržovat, musíte především o změnách vědět. Pokud firma nedodržuje zákoník práce, inspektorát práce ji může pokutovat, i když je zřejmé, že se jednalo o omyl, a nikoliv úmysl.

Docházkové systémy vás před tím dovedou ochránit. Povolte proto systému automaticky kontrolovat správnost dat, jejich soulad s legislativou a interními firemními směrnicemi. Pochopitelně jsou i docházkové systémy, které českou legislativu a změny v ní nesledují. Primárně jde o velká globální řešení. Byla by škoda se připravit o jednu z největších výhod, kterou vám digitalizace docházky může přinést. Může to být tedy jedna z vašich prvních otázek při jednání s potenciálním dodavatelem.

Výrazně pohodlnější evidence

Docházkový systém uvolní personalistům ruce, sejme z nich podstatnou část zátěže i odpovědnosti. Zbaví se nutnosti sledovat legislativu, opravovat chybná zadání zaměstnanců, neřeší přepočet podkladů pro mzdy a část odpovědnosti přenese přímo na zaměstnance.

O autorce

Soňa Výhonská
Zdroj: Tulip

Soňa Výhonská se stará o marketing a obchod v IT společnosti TULIP Solutions

Manažer má v cloudu nebo softwaru přehled o aktuálním stavu svého týmu – o docházce, plánovaných dovolených či směnách. Může schvalovat žádosti o dovolené přímo v systému a na změny ho obvykle upozorní e-mailové notifikace.

Zaměstnanec zase získává přívětivé rozhraní pro evidenci své docházky. Nemusí hledat sdílené Excely a zatěžovat nadřízené e-maily s žádostmi o dovolenou.

Podklady pro mzdy

Pravidelně na přelomu měsíce mívají personalisté plné ruce práce s naháněním zaměstnanců, aby si překontrolovali záznamy o docházce a doplnili chybějící potvrzení od lékařů. A potom HR oddělení chyby opravuje. S docházkovým systémem se tyto úkony scvrknou na minimum. Kontroluje legislativu, zaměstnance automaticky upozorní na nutnost uzavření docházky – a ta se bez doložení potřebných potvrzení neuzavře. V souladu s legislativou systém automaticky brání chybám – neumožní překrývání v docházce, absencích, přestávkách nebo směnách.

Podklady pro mzdy si jednoduše vyexportujete a můžete je poslat ke zpracování mzdovému oddělení. 

Proč firmy ještě zůstávají u Excelu?

Shrnuli jsme pár hlavních obav, které se s přechodem na modernější systém obvykle pojí, a vysvětlíme, proč jsou neopodstatněné.

Excel je zadarmo, nový systém bude drahý

Ano, za kvalitu se platí. Ale není pravda, že byste tento výdaj měli vnímat jako něco navíc. Vezměte si jen práci personalisty, na níž firma ušetří. Pracovník HR oddělení řeší zaměstnanecké smlouvy, dohody, vyplňuje podklady pro státní instituce. Občas by se z toho mohl člověk zbláznit. Roste-li firma a vy nechcete neustále nabírat nové personalisty, potřebujete pravidelné úkony automatizovat nebo část odpovědnosti přenést přímo na zaměstnance. Docházkový systém zvládá obojí.

Zaměstnanci se nahlašováním žádostí o dovolené, skenováním a nahráváním omluvenek do systému stávají odpovědnými za svou docházku a její správnou evidenci.

Personalista získává dokonalý nástroj, díky kterému se netrápí každý měsíc výpočtem nároků a sbíráním mzdových podkladů. Ty má přehledně v systému a jedním klikem je odešle do mzdového softwaru.

Takto lze ušetřit na mzdě dalšího pracovníka HR oddělení, která v Česku začíná v průměru na 26 000 Kč měsíčně.

Cloud není bezpečný, data má jiná strana a dají se „hacknout“

I zámek na dveřích kanceláře se dá lehce vylomit, okno rozbít... Dostat se k fyzickým nebo virtuálním datům šikovný zloděj umí. Ovšem ta v cloudu nejsou ve větším ohrožení.  

Poskytovatelé cloudových řešení si uvědomují, že nejčastějším strašákem při přechodu do cloudu bývá pro firmy bezpečnost dat. Proto berou na zřetel důležitost zpracovávaných údajů. Nemohou si dovolit ohrozit svůj byznys. Aby mohli klientům garantovat bezpečnost, podstupují bezpočet certifikací a testování, do nichž investují nemalé peníze. Věřte, že v cloudu jsou vaše údaje opravdu v bezpečí. Můžete se informovat, jaké certifikáty má váš dodavatel a čím bezpečnost dat garantuje. Aktuální nařízení Evropské unie, tolik zmiňované GDPR, nutí všechny firmy k ještě obezřetnějšímu přístupu k ochraně dat.

Jak může být cloud/software v souladu s legislativou, když neevidujeme příchody a odchody fyzicky přes čtečky karet?

Firmy se mnohdy domnívají, že docházkový systém není dostačující, pokud nezaznamenává příchody a odchody. Používání přístupového systému ale není evidencí docházky a naopak, při používání docházkového systému není nutné aktivně monitorovat pohyb zaměstnanců, a přesto stále splňuje všechny legislativní požadavky.

Přístupový systém sleduje váš pohyb po budově a záznamy můžou částečně sloužit jako výstupy pro docházku. Málokdy však splňují požadavky na docházkový systém. Ten musí splňovat jiná kritéria a paradoxně k tomu, aby byl v souladu s legislativou, nemusí aktivně zaznamenávat průchody budovou. Systém má umožnit zaměstnanci zaznamenat příchod do práce a odchod, respektive umožnit zaznamenat začátek a konec časového úseku.

Z pohledu docházky opravdu nemusíte zapisovat každý odchod „na cigaretu“. Aby byl docházkový systém v souladu s legislativou, musí být bezpochyby schopen kontrolovat přestávky. Jedna věc je však přestávku zaznamenat pomocí přístupového systému a druhá věc je vyhodnotit, jestli měl zaměstnanec přestávku dostatečně dlouhou – například mezi směnami.

Z toho důvodu přístupové systémy nejsou docházkové systémy a platí to i naopak. Nezaměňujte potřebu evidence docházky s monitorováním pohybu zaměstnanců po pracovišti. Pro legislativu je to nepodstatné.

Moderní docházkové systémy vám kromě kontroly legislativních nároků přinášejí výraznou přidanou hodnotu v dalších oblastech – uživatelským komfortem počínaje a automatickým exportem do mezd konče. Tato doba nás raketovou rychlostí požene vpřed k technologiím a pracovním procesům, které odbourají zbytečnou práci. Výhodou je, že na vývoj musí pružně reagovat i samosprávy změnou legislativy, která pokrok velmi často a zbytečně brzdila.

Ideální řešení nejen pro malé firmy jsou cloudové docházkové služby, kde zcela odpadá jakákoliv instalace, docházka se dá nastavit v několika krocích a je možné ji velmi rychle začít používat. Přístup do systému máte 24/7 odkudkoliv. Změny jsou viditelné okamžitě, bonusem je rychlá podpora ze strany dodavatele.

FINMARKET je rubrika zasvěcená obsahu, který připravujeme ve spolupráci s obchodními partnery na míru společnostem, které chtějí seznámit čtenáře se svými produkty nebo službami.

Soňa Výhonská

 Další články autora.

Líbil se vám článek?

-1
AnoNe
Vstoupit do diskuze
V diskuzi je celkem 0 komentářů

Chcete prodat svou nemovitost?

Nechte si zpracovat ZDARMA cenovou nabídku!

Stačit nám bude pár základních informací o vašem bytě nebo domě a kontakt.

Cenu zjistíte OBRATEM.

Mám zájem prodat:

Prodej bytuByt
Prodej domuDům
Prodej pozemkuPozemek
Ostatní prodej nemovitostiJiné
Zpět

Hledáte nové bydlení?

Berzrealitky

Vyzkoušejte náš katalog nemovitostí, při jehož tvorbě jsme se spojili s předním českým portálem Bezrealitky.

A tohle už jste četli?

Smlouvu potvrdíte jako heslo do banky. Startuje Sign

16. 9. 2021 | Olga Skalková | 4 komentáře

Smlouvu potvrdíte jako heslo do banky. Startuje Sign

Lidé dostanou jednodušší a levnější alternativu ke klasickému digitálnímu podpisu – takzvanému kvalifikovanému certifikátu. Novinka staví na bankovní identitě.

Konec otravného volání. Stopka na telemarketing definitivně prošla

15. 9. 2021 | Jiří Hovorka | 36 komentářů

Konec otravného volání. Stopka na telemarketing definitivně prošla

Firmy budou moci volat jen lidem, kteří s tím předem výslovně souhlasili. Podle dosavadních pravidel to bylo obráceně.

Neplacené volno. Kdy ho šéf musí dát, jak je to s odvody a další pravidla

15. 9. 2021 | Petra Dlouhá | 8 komentářů

Neplacené volno. Kdy ho šéf musí dát, jak je to s odvody a další pravidla

Kdy máte nárok na neplacené volno a kdy to záleží jen na zaměstnavateli? Jak je to potom s odvody sociálního a zdravotního pojištění, nebo třeba s nemocenskou? Poradíme.

Dejte zaměstnancům peníze na kartu. Ať se netopíte v účtování nákladů

14. 9. 2021 | Renata Lichtenegerová

Dejte zaměstnancům peníze na kartu. Ať se netopíte v účtování nákladů

Startup Fidoo zbavuje zaměstnance papírového vyúčtování nákladů. Starosti ubudou i účetním a šéfům, kteří výdaje schvalují. „Firmy potřebují řešit byznys, ne se brodit tunami papírů,“... celý článek

Dobro nemá mít prázdnou kapsu. Akcelerátor učí podnikat i neziskovky

9. 9. 2021 | Eva Dandová | 2 komentáře

Dobro nemá mít prázdnou kapsu. Akcelerátor učí podnikat i neziskovky

Dělat společensky prospěšné podnikání nebo neziskovku nemusí znamenat balanc na hraně chudoby. Stačí si uvědomit, že i dobro má mít byznysplán, a naučit se podnikat. V tom už několik... celý článek

Partners Financial Services

Používáte nástroj pro blokování reklamy. Pokud nám chcete pomoci, vypněte si blokování reklamy na našem webu. Zde najdete jednoduchý návod. Děkujeme.