Dejte zaměstnancům peníze na kartu. Ať se netopíte v účtování nákladů

Sázíte na to, že papírování kolem firemních financí stojí čas i peníze. Je to pro firmy opravdu takový problém?

Fidoo většinou využívají střední a velké firmy. Čím je společnost větší, tím víc papírování přirozeně vzniká a po pár letech už se v papírech topíte. Představte si firmu s desítkami i stovkami zaměstnanců, kteří v nějaké podobě pracují s firemními financemi. Kolik času každému z nich zabere udělat měsíční vyúčtování? Kolikrát musí dojít na účtárnu pro správný formulář a ten ručně vyplnit? A co když jede na služební cestu a musel platit benzin, ubytování a večeři s klientem? Co když některou účtenku ztratil? Problémy dnes a denně. Každý z těch zaměstnanců má hodinovou sazbu a vyúčtování nákladů mu zabere v průměru dvě až čtyři hodiny měsíčně. Na základě dat a zkušeností jsme vypočítali, že průměrnou českou firmu vyjde tohle papírování na 43 890 korun měsíčně. Velkou společnost mnohem dráž.

Co přesně Fidoo umí?

Princip spočívá ve spojení aplikace, webové i mobilní, a předplacených firemních karet. Díky tomu je možné zaplatit kartou jakýkoliv výdaj, vyfotit účtenku telefonem a jednoduše ji do systému nahrát. Výdaj přímo v aplikaci schvaluje nadřízený a přes propojení s účetním systémem dochází k jeho zaúčtování. Podobné ulehčení nabízíme i pro cesťáky, pro práci s hotovostními výdaji a jejich vyúčtováním. Všechno jde digitálně a bez papírů.

Petr Herzmann

Zdroj: Fidoo

Spolumajitel a CEO startupu Direct Fidoo. Jeho parketou je tvorba nástrojů pro efektivní řízení obchodu, projektové řízení a optimalizaci procesů. Absolvoval Fakultu mezinárodního obchodu na Vysoké škole ekonomické v Praze. V minulosti působil mimo jiné v České pojišťovně, Unipetrolu či koncernu Johnson & Johnson.

Kolik to stojí?

Fidoo je zpoplatněno měsíční částkou za uživatele, jak je u podobných služeb běžné. Cena je 129 korun za uživatele. Transparentně říkáme, že zavedení Fidoo neznamená nulové náklady na správu firemních financí. Ale výrazně je snížíme. Je velký rozdíl, jestli chodíte pro zálohu na účtárnu a musíte mít s sebou vyplněnou žádost, nebo to v aplikaci vyřídíte za pár vteřin.

Jak vypadá firma, která opravdu ocení digitalizaci firemních financí?

Typicky to může být třeba autodopravce, který má velkou síť zaměstnanců – řidičů, kterým potřebuje pravidelně zajistit přísun firemních financí. Na cestách navíc nastávají nečekané výdaje, závady na vozidle a podobně a pak je potřeba „dopravit“ k řidiči nějaký mimořádný obnos. Autodopravci jsou jeden z příkladů, ale jinak je těžké najít v řadách našich klientů nějaký dominantní obor. Jsou mezi nimi pracovní agentury, účetní kanceláře, banky, výrobní podniky, mediální domy. E-shopy, samozřejmě. Jedna online parfumerie například využívá náš systém pro mystery shopping, aby zjistila, jak konkurenční e-shopy procesují objednávky, doručují, balí zboží. Díky Fidoo kartě se to hradí firemními penězi a firma výdaje rychle a přehledně zaúčtuje.

K novějším klientům patří například filmová produkční společnost Stillking Films. Sídlí v Praze, Londýně, Budapešti, Bukurešti a Kapském městě, pracuje s českými i zahraničními týmy. Každý film, seriál nebo reklama se bere jako jeden konkrétní projekt, na který produkční potřebují pravidelně uvolňovat peníze. V souhrnu nemalé částky. Nákupy obědů, kostýmy, platby řidičům za objíždění filmových lokací, pronájem ubytování, zajištění rekvizit… Za tři měsíce výroby jednoho filmu měla tato firma i 38 milionů v hromadách účtenek. Ty pak účetní ručně třídili. Občas některé účtenky i chyběly, ztratily se nebo se poškodily. Jinými slovy problémy, ztráta času a zbytečné náklady.

A řešení?

Distribuce hotovosti byla nahrazena rozdáním Fidoo předplacených karet vybraným pracovníkům. O transakcích, malých i velkých, teď mají produkční naprostý přehled. Stillking Films využívá takzvané projektové schvalování, což je jedno z nejnovějších vylepšení naší aplikace, kdy se jednotlivé výdaje přiřazují pod konkrétní projekty.

Přidávali jste nějaké další funkce?

Další novinkou je možnost nastavit si zástup, což se může hodit v blížící se době dovolených. Jednoduše vyberete, kdo za vás během vaší nepřítomnosti má dělat vaši agendu, a ten se bude moct přihlásit do vašeho uživatelského účtu ve Fidoo. Zastupující kolega je pak oprávněný provádět většinu úkonů, například schvalování nebo vyúčtovávání, za vás.

Co pro vás znamenala pandemie?

Na jedné straně vyšší poptávku. Vedle úspory nákladů jsme uměli pomoct i s praktickými věcmi, které před pandemií nikdo řešit nemusel. Například jak doručit účtenky účetní, když za ní nemůžete přijít. Na druhé straně tu ale byla protipandemická opatření a s nimi spojený obecný pokles v počtu transakcí. Zaměstnanci přestali chodit na osobní schůzky a jezdit služební cesty, téměř se přestaly využívat cesťáky a tak dále. Tyto dva vlivy šly tedy proti sobě, ale celková bilance pro nás nedopadla špatně. Tržby činily zhruba 28 milionů korun, což je srovnatelné s rokem 2019. Od vstupu na trh už přes naše služby proteklo pět miliard korun a jen letos očekáváme další 1,5 miliardy obratu.

Chystáte něco nového?

Od letošního roku si nás vybrala mimo jiné Komerční banka jako další službu pro korporátní klientelu. Během léta začne aplikace Fidoo fungovat nejen v kombinaci s našimi kartami, ale také pro zaznamenávání transakcí učiněných přímo kartami Komerční banky.

Zahájili jsme také spolupráci se službou Cashbot. Ta firmám za poplatek umožňuje zkrátit splatnost vydaných faktur, a to natolik, že můžou mít už do druhého dne k dispozici peníze, na které by jinak čekaly týdny či měsíce. A funguje to i „naopak“, když klient nemůže splatit fakturu včas, Cashbot to udělá za něho. Podnikatel si jednoduše nastaví, kdy bude moct částku splatit přímo Cashbotu. Obojí vede k tomu, že má firma k dispozici dostatek firemních financí. Díky Fidoo kartám pak podnikatelé tyto prostředky snadno dostanou k dalším lidem ve firmě. Peníze tak velmi rychle poslouží přesně tam, kde jsou zrovna potřeba.

FINMARKET je rubrika zasvěcená obsahu, který připravujeme ve spolupráci s obchodními partnery na míru společnostem, které chtějí seznámit čtenáře se svými produkty nebo službami.

Renata Lichtenegerová

Studovala VOŠP v Praze. Sedm let byla redaktorkou podnikatelského týdeníku Profit. Poté se její hlavní pracovní náplň přesunula k přebalovacímu pultu, odkud ale příležitostně psala například pro měsíčník Obchod a finance... Další články autora.

Srovnávat se vyplatí

Kalkulátor.cz je srovnávač, který lidem šetří peníze ve světě energií, pojištění a financí. My počítáme, vy šetříte.

Porovnat nabídky dodavatelů

Sdílejte článek, než ho smažem