Prodloužení zákonné doby archivace mzdových listů

Novela zákona o důchodovém pojištění, která byla v prosinci vyhlášena ve Sbírce zákonů pod číslem 455/2022, zavedla i dílčí změny zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (č. 582/1991 Sb.).

Jednou z novinek, která se týká všech zaměstnavatelů, je prodloužení zákonné lhůty pro archivaci mzdových listů zaměstnanců a účetních záznamů o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění. Dosavadní třicetiletá lhůta pro uchovávání těchto dokumentů byla novelou prodloužena o 15 let. Nově tak zaměstnavatelé budou povinni předmětné dokumenty archivovat 45 kalendářních let následujících po roce, jehož se dokumenty týkají.

Dle související důvodové zprávy je prodloužení archivace nezbytné zejména proto, že dosavadní lhůta už v praxi není dostatečná vzhledem k prodlužujícímu se důchodovému věku. Dalším faktorem je i postupně prodlužované rozhodné období pro zjištění osobního vyměřovacího základu zaměstnance, které počíná rokem 1986.

V případě mzdových listů nebo výše zmíněných účetních záznamů, které jsou vedeny pro poživatele starobního důchodu, zůstává v platnosti stávající lhůta, tj. povinnost dokumenty archivovat po dobu 10 let následujících po roce, jehož se dokumenty týkají.

Uvedená změna je účinná od 1. ledna 2023.

V případě dotazů se obraťte na autorku článku nebo tým EY, se kterým spolupracujete.

Autorka:

Radka Růžičková