Kniha jízd je knihou důkazů. Vyvarujte se zbytečných chyb

Použití vozidla pro ekonomickou činnost je třeba správně zdokumentovat.  Plátce daně z přidané hodnoty (DPH), který ke svému podnikání používá auta a uplatňuje nárok na odpočet DPH ze souvisejících vstupů (pohonných hmot, parkování, myčky, servisu, měření emisí a tak dále), musí být schopen správci daně prokázat, že je použil pro účely uskutečňování svých zdanitelných výstupů.

Zákon o DPH ponechává při dokazování volnou ruku, nicméně v praxi se k tomu často používá papírová nebo digitální kniha jízd. Vedení knihy jízd není pro DPH povinné a hned v úvodu lze říct, že samotné vedení knihy jízd použití vstupů pro ekonomickou činnost neprokazuje. Naopak z nevedení knihy jízd nelze automaticky nic dovozovat.

Pro úplnost dodejme, že pro účely daně z příjmu jsou v pokynu D-22 Generálního finančního ředitelství uvedeny náležitosti takzvané evidence jízd, která má prokazovat uplatnění daňových výdajů na pohonné hmoty. Taková evidence jízd by měla obsahovat minimálně tyto údaje:

• datum jízdy,
• cíl jízdy,
• účel jízdy,
• ujeté kilometry,
• typ vozidla,
• registrační značku vozidla,
• stav ujetých kilometrů k 1. lednu (případně k datu zahájení činnosti nebo zahájení používání vozidla) a k 31. prosinci kalendářního roku (případně k datu ukončení činnosti nebo ukončení používání vozidla).

Tento seznam může posloužit jako inspirace i pro účely DPH.

O autorce

Zdroj: EY

Jevgenija Bajzíková je manažerkou týmu daňového poradenství EY Česká republika. Vystudovala Vysokou školu ekonomickou v Praze. Od roku 2016 je členkou Komory daňových poradců ČR. V EY pracuje přes 10 let.

Průkazností knih jízd se v nedávné době opakovaně zabýval Nejvyšší správní soud. Ve dvou rozsudcích dal za pravdu správci daně, který knihy jízd považoval za neprůkazné. Naopak v novějším rozsudku byla dle Nejvyššího správního soudu kniha jízd dostatečně průkazná, neboť chybějící informace byly dostatečně doloženy dalšími důkazními prostředky. Níže je v několika bodech shrnutí toho, co lze z rozsudků převzít jako ponaučení do praxe:

• Kniha jízd je pro správce daně „snadný cíl“. Pokud je vedena papírově, pak jde často o bezednou studnici neúplných a chybných zápisů. Uživatelé aut si s detaily často nelámou hlavu. Digitální kniha jízd na základě GPS bude mít vyšší průkaznost, ale i ta musí být podpořena dalšími důkazy.
• Je patrné, že správci daně postupují při kontrolách knih jízd skutečně důkladně a jsou schopni identifikovat mnoho rozporů. Správce daně například snadno odhalí, že stejná osoba měla řídit dvě různá auta ve stejný čas nebo, že tentýž vůz byl v jeden čas na dvou různých místech.
• Pochybnosti o vykázaných kilometrech a reálnosti jízd správce daně umí vyhodnotit na základě dat zjištěných z portálu Mapy.cz. V rozsudcích finanční správa úspěšně rozporovala pracovní cestu trvající pouhých šest hodin, při které řidič ujel 1800 km. Tento případ byl sice extrémní, ale poukazuje na to, že se správci daně nedají oklamat nesmyslnými čísly.
• K neprůkaznosti knihy jízd přispívají i velmi obecně vymezené důvody pracovních cest a označení míst. Za nedostatečné byly vyhodnoceny například popisky „návštěva právníka“ či „návštěva daňového poradce,“ „kontrola nemovitostí“ bez vazeb na konkrétní osoby či nemovitosti nebo vymezení trasy pouhými názvy měst (cesta z Brna do Brna).
• Použití CCS a podobných palivových karet žádným způsobem neprokazuje použití auta k ekonomické činnosti. Jde pouze o způsob úhrady za pohonné hmoty.
• Pakliže společnost neprokáže použití auta pro ekonomickou činnost, má to plošný dopad na všechny náklady související s tímto autem i na náklady na pořízení auta samotného. Správce daně například neváhal odmítnout odpočet DPH z faktur za měření emisí a technickou prohlídku vozidla.
• Vedle samotné knihy jízd musí být plátce DPH připraven předložit další navazující důkazy – například faktury od dodavatelů za zboží nebo služby, pro které pracovník jel, protokoly o činnosti, které na místě vykonal, protokoly o jednání, kterých se zúčastnil, svědecké výpovědi, firemní nákupy „po cestě“.
• Pokud je vozidlo využíváno i k soukromým účelům, je třeba tyto jízdy důsledně rozlišovat a i v těchto případech udržovat základní evidenci, která obsahuje přinejmenším datum a čas začátku a ukončení jízdy, přesné označení místa výjezdu, stav tachometru na začátku a konci jízdy, počet ujetých km a doklad o pořízení a množství pohonných hmot. Kniha jízd v tomto případě slouží jako podklad k opravě odpočtu DPH na konci kalendářního roku.

Lze shrnout, že průkazná kniha jízd není pouze seznam záznamů o jednotlivých cestách, ale ucelený soubor důkazů, které na sebe navazují a neodporují si navzájem a které dohromady tvoří jasnou stopu o použití auta pro ekonomickou činnost. Veškeré tyto doklady je třeba uchovávat po dobu deseti let.

Sdílejte článek, než ho smažem