Operativní leasing: Jízda soukromá, jízda služební aneb jak na knihu jízd

Příliš ne. Základní rozdíl je v tom, že při využívání těchto služeb je vozový park logicky spravován se snahou o minimalizaci problémů a tedy i doprovodných agend. A Kniha jízd se najednou stává jednou z těch nejdůležitějších.

Ekonomika, daně, finance. Vše spolu souvisí, ve všem jde o peníze. A pak se najednou musíme starat o to, že to krásné nové vozidlo, které používáme pro zajištění mobility svých servisních techniků, je potřebn účetně správně zatřídit. Základní parametry, které se v této oblasti prolínají, jsou:

• Nájezd kilometrů ve vztahu k jednotlivým jízdám - evidence pracovní doby a pracovních výkonů jednotlivých zaměstnanců.
• Evidence spotřeby pohonných hmot - požadováno pro ekonomické vyhodnocení provozu jednotlivých vozidel.
• Soukromé využití - evidence provozu vozidla pro vlastní, soukromé využití jednotlivými zaměstnanci.
• Evidence samostatných částí jedné jízdy - rozdělení ekonomických nákladů vozidla mezi jednotlivé, samostatné zakázky.
• Evidence řidičů na vozidle - více řidičů na tzv. pool vozidlech, tedy vozidlech, která nejsou přidělena konkrétnímu řidiči, ale střídá se v něm řidičů více.
• Daňové aspekty - všechny náklady s vozidlem mají různé dopady do oblasti daňově uznatelných nákladů.

Základní požadavky na tyto agendy jsou určeny zákonnou úpravou, současně si je ale každý zaměstnavatel upravuje a hlavně doplňuje podle toho, jaké jsou jeho požadavky a potřeby. Nyní se pojďme konkrétně podívat na jednotlivé samostatné části finančního vypořádání provozu firemních vozidel.

Abecedu operativního leasingu, kterou jsme pro vás připravili ve spolupráci se společností , najdete na tomto místě. Každému písmenu abecedy přiřadíme jedno téma, kterému se budeme podrobněji věnovat.

Kniha jízd

Asi by nemělo velký význam rozepisovat se v tomto článku o všech "zákoutích" požadavku, který se souhrnně označuje jako Kniha jízd. Spíše se zde podíváme na ty oblasti, které se nejčastěji stávají součástí otázek zákazníků operativního leasingu.

V prvé řadě je to "možnost kontroly dokumentu za provozu vozidla". Tedy zda je řidič povinen mít u sebe tento dokument. Jednoduše řečeno, ano i ne. V zákonem stanoveném (zákon č. 361/2000 Sb.,o provozu na pozemních komunikacích v platném znění) seznamu dokladů, které má mít řidič u sebe a Policie ČR má možnost kontrolovat, tento dokument již není. Pro osvěžení paměti:

Řidič motorového vozidla musí mít při řízení u sebe:

Policie ČR tedy nemůže pokutovat řidiče za to, že nemá u sebe knihu jízd, nebo jakékoliv jiné "schválení jízdy služebního vozidla". Do této oblasti vstupuje i technický rozvoj a tedy dostupnost nejrůznějších technických řešení, která Knihu jízd vytvářejí. Pokud tedy je na vozidle instalován systém GPS, který je schopen on-line sledování pohybu vozidla, pokud je vozidlo přiděleno výhradně jednomu řidiči, nebo je v automobilu nainstalována technologie pro rozeznání jednotlivých řidičů, třeba PIN kódem, nebo tzv. čipem DALLAS, pak jsou požadavky zákona více než dostatečně splněny a přitom není běžnými prostředky možná kontrola Knihy jízd přímo na silnici. Je ale nutné další technické vybavení pro její vytvoření.

Kniha jízd má obsahovat údaje o vozidle, řidiči a také vlastní jízdě. Tedy počátek a konec jak v čase, tak v kilometrech, účel jízdy, ujeté kilometry, rozlišení zda se jedná o služební nebo soukromou jízdu a v neposlední řadě i případné tankování pohonných hmot. Pro splnění těchto požadavků existuje obrovské množství programů nebo tištěných podkladů.

Ne vždy si řidiči (a jejich zaměstnavatelé) například uvědomují, že vedení knihy jízd je povinností vyplývající z požadavku uplatnění příslušných nákladů na podnikání. Širokou diskusi si zasluhuje i tzv. popis jízdy. Zde se dostáváme na šedou zónu argumentů. Stačí jedna jízda na celý den, popis "návštěva klientů" a místo Střední Čechy? Nebo je nutné rozepisovat každé vypnutí a zapnutí klíčku v zapalování? Bohužel, na tuto otázku odpověď nedáme. Jedná se totiž o dokumentaci, kterou také vyžaduje i finanční úřad při daňové kontrole. Jak z důvodu kontroly vlastních nákladů firmy, tak z důvodu správného vyúčtování soukromých kilometrů. Jako i u ostatních agend, záleží tak na situaci, jak vaši Knihu jízd posoudí konkrétní finanční úřad.

Evidence spotřeby pohonných hmot

Ta se využívá jednak z pohledu finančního, pro evidenci nákladů spojených s provozem vozidla, jednak pro sledování průměrné spotřeby a tedy stavu vozidla. A také za účelem rozúčtování nákladů na služební a soukromé použití. V této oblasti existuje mnoho variant řešení, záleží vždy na požadavcích klienta. Existují systémy počítající aktuální průměrnou spotřebu vozidla v daném měsíci, ta je následně použita pro zúčtování soukromých kilometrů, jak v rovině spotřeby PHM, tak v rovině jejich ceny. Některé firmy naopak používají cenu PHM dle platné vyhlášky a průměrnou spotřebu dle Technického průkazu vozidla. Další firmy zase účtují soukromou spotřebu v nejvyšší ceně tankování v daném měsíci a nutí tak zaměstnance k přemýšlení při volbě kde natankovat atd. Jen pro zajímavost, zamýšleli jste se někdy nad tím, co to provede, když váš zaměstnanec natankuje plnou nádrž den před koncem měsíce a projezdí ji až v následujícím měsíci? A jak v tomto případě eviduje a počítá náklady váš systém? Samozřejmostí je různá kombinace těchto způsobů vyúčtování. Vše opravdu záleží na tom, jak si danou problematiku společnost nastaví, samozřejmě po konzultaci se svým daňovým poradcem.

Soukromé využití

Tato problematika byla zmíněna již výše, nicméně lze ještě dodat několik detailů. V prvé řadě - povinnost evidovat i soukromé kilometry vychází ze zákona. Tato povinnost si neprotiřečí s utajením osobních informací. Stačí do knihy jízd uvést do popisu jízdy - "Soukromá jízda" a nikdo nemusí vědět, kde jste se s vozidlem pohybovali. Některé systémy toto řeší na úrovni dat, tj. řidič zpracovává data sám, má k dispozici všechna data, jak pro služební, tak i pro soukromé použití vozidla a teprve při vytváření knihy jízd jako finálního dokumentu jsou soukromá data nahrazena univerzálním popisem. V dnešní době existují také on-line GPS systémy, které toto řeší na úrovni využívané techniky. V momentě, kdy řidič zvolí jízdu jako soukromou, GPS systém přestane dodávat GPS údaje centrále a dodává pouze počet najetých kilometrů.

Evidence samostatných částí jedné jízdy, Evidence řidičů na vozidle

Většinou je tento systém používán u spedičních nebo distribučních firem, které se snaží o přesnou evidenci nákladů spojených s provozem vozidla na co nejvyšším detailu. Řidič/technik naloží ve skladu vozidlo potřebným materiálem nebo nářadím a jede k zákazníkovi A, následně k B a pak C. Nebo je možné, že se mezitím vrátí na centrálu. Každopádně pokud by měl každou takovouto jízdu zapisovat, efektivita jeho práce by značně klesla.
Stejný problém budete muset řešit, pokud budete využívat jedno vozidlo pro více řidičů. Je již jen provozním detailem, zda v jeden den nebo v různé dny v měsíci. V tomto případě totiž můžete potřebovat rozdělení nákladů na jednotlivé řidiče, přitom navazující na sebe v rámci jednoho vozidla. Jeden řidič natankuje plnou nádrž, druhý projezdí podstatnou část na své zakázky apod. Je zřejmé, že pro automatickou evidenci je nutné využití automatizovaných systémů, nejlépe s GPS daty.
V dnešní době existuje široká škála řešení s propojením na čísla faktur, čárové kódy, terminály ve vozidle, nebo komplexní systémy provozující sofistikovaná řešení na PDA počítačích nebo WEB serverech. Je jen na možnostech a zájmu společnosti, v jaké šíři a detailu chce takovéto řešení aplikovat. V kontextu našeho seriálu dodávám, že je samozřejmě možné využít komerčně nabízených služeb a ty zakomponovat do konceptu zabezpečení vozového parku společnosti formou operativního leasingu.

Daňové aspekty

Již byly částečně zmíněny v předchozích odstavcích. Tato oblast je však velice široká a názor na jednotlivé aspekty rozdílná. Jak u daňových úřadů, tak i u finančních poradců a auditorů. Stručná sumarizace jednotlivých otázek a problémů:

Tato oblast je sama o sobě velice široká a mimo detailní rámec tohoto článku. V případě zjištění nedostatků v této oblasti je více než žádoucí využití služeb profesionálů a uvedení firemní reality do souladu s požadavky zákona.