Firmy se obávají papíru, roste poptávka po elektronickém archivu

Praha, 16. května 2016

Každá firma či podnikatel mají povinnost uchovávat celou řadu dokladů, některé z nich pak dokonce až třicet let.
Rizika související s jejich dlouhodobým uskladňováním si uvědomuje čím dál více společností, které své dokumenty převádějí do elektronických archivů.

Zatím stále nejobvyklejším způsobem archivace je v případě podnikatele police se šanony, u větších firem jsou pro tento účel vyhrazeny rovnou celé místnosti či dokonce sklady.
Takto uchovávané doklady jsou ohroženy ohněm, povodní či prostě jen tím, že mohou po letech archivace vyblednout a stát se nečitelnými. Častým problémem jsou také situace, kdy se takzvané prvotní doklady zatoulaly mezi dřívějšími manažery, statutárními orgány, případně i účetními firmami.

„Za těchto okolností jsme zažili opakovaně případy, kdy kvůli tomu byly daně vyměřeny tzv. náhradní metodou podle pomůcek a vedlo to k vysokému dodanění a sankcím. V důkazní nouzi je obtížné čelit propočtům a odhadům provedeným správcem daně,“ říká Vlastimil Sojka, jednatel společnosti Kodap. 

Co a jak dlouho archivovat?

• účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let
• stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
• mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu 10 let)
• u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let (3 roky po zaplacení dlužného pojistného)
• Daňové doklady – 10 let od konce zdaňovacího období

Pokud již ke ztrátě či znehodnocení dokladů dojde, nevyplácí se čekat na daňovou kontrolu a pak zpětně vysvětlovat, že „účetnictví uplavalo“. „Pokud nešlo o letité dokumenty, je možné si vyžádat kopii dokladu od protistrany,“ dodává Vlastimil Sojka. 

Zákon o účetnictví nařizuje obecně pro účetní doklady lhůtu pěti let pro jejich úschovu.
Výjimkou je účetní závěrka a výroční zpráva, které musí být archivovány po dobu 10 let.
V případě nesplnění této povinností může být vyměřena sankce až do výše 3 % objemu aktiv.
Horší situace ale může nastat u dokladů, jako jsou například mzdové listy.
Ty musejí být, na rozdíl od daňových dokladů, uchovávány nejméně 30 let.
Pokud Okresní zpráva při kontrole zjistí, že došlo k jejich poškození či dokonce ztrátě, může uložit pokutu do výše 100 000 korun, při opakovaném pochybení dokonce až půl milionu korun. 

I z těchto důvodů přibývá firem, které využívají opory v zákoně a své doklady převádějí a uchovávají v elektronické podobě. „V posledních měsících registrujeme meziroční růst poptávky po elektronické archivaci o 30 procent," potvrzuje Jan Mrvík ze společnosti Editel, která se elektronickou archivací dokumentů zabývá.
I tento způsob uchovávání dokumentů se musí řídit jasnými pravidly.

„V případě elektronické archivace je třeba zajistit věrohodnost původu dokumentů, nezměnitelnost jejich obsahu, dlouhodobou archivaci v daném období a samozřejmě̌ stálou převoditelnost do čitelné podoby.
Běžnou součástí zabezpečení jednotlivých dokumentů se tak stává elektronický podpis či značka, případně̌ časová razítka a další technologické postupy,“ dodává Mrvík.