Jak na zápis do obchodního rejstříku

U většiny obchodních společnosti dochází  poměrně často ke změnám v osobách statutárních orgánů, osobách společníků, či jiných skutečností. Vzhledem k tomu, že stav údajů o společnosti zapsaných v obchodním rejstříku musí odpovídat skutečnému stavu ve společnosti, je nutno tyto změny také zapsat i do obchodního rejstříku (dále OR). Zápisem změn do OR také zákon účinnost některých změn přímo podmiňuje.

Návrh na zápis či zápis změny zapsaných údajů do OR by tedy měl být podán v co možná nejkratší lhůtě po vzniku rozhodné skutečnosti. A to i s ohledem na ust. § 29 odst. 1 obchodního zákoníku, který říká, že proti tomu, kdo jedná v důvěře v zápis v OR, nemůže ten, jehož se takový zápis tyká, namítat, že tento zápis neodpovídá skutečnosti (princip materiální publicity).

Jak změny zapsat

Při zápisu do OR se rozlišuje zápis s deklaratorními účinky a zápis s konstitutivními účinky.

• Zápis s deklaratorními účinky v podstatě pouze uvádí do souladu stav zápisu v OR s již existující právní skutečností ve společnosti. Zápis v obchodním rejstříku tak pouze deklaruje navenek skutečnost, která již ve společnosti nastala. Příkladem může být zápis změny v osobě jednatele u s. r. o. 
• V případě, kdy právní následky ve společnosti nastávají až zápisem do OR, se naopak jedná o zápis s konstitutivními účinky.

K řízení ve věcech obchodního rejstříku je věcně i místně příslušný tzv. rejstříkový soud. Tím je zpravidla Krajský soud v místě sídla právnické osoby či místa podnikání fyzické osoby, které se zápis v OR týká (výjimkou je Městský soud v Praze). Řízení se zahajuje na návrh, nicméně má-li být dosažena shoda mezi zápisem v obchodním rejstříku a skutečným stavem, může soud zahájit řízení i bez návrhu.

Za zahájení řízení se platí soudní poplatek, který činí 5 000 Kč za prvozápis (zápis dosud nezapsané obchodní společnosti do OR) a 1 000 Kč za zápis změny zapsaných údajů.

Za účastníky řízení označuje zákon pouze osobu, která podala návrh na zápis, a podnikatele. V naprosté většině případů bude ale jediným účastníkem řízení a navrhovatelem v jedné osobě pouze podnikatel tzn. např. obchodní společnost.

Návrh na zápis či zápis změny zapsaných údajů do obchodního rejstříku (dále jen návrh na zápis) je možno podat pouze na zvláštním formuláři. Vzory těchto formulářů pro každý jednotlivý typ obchodní společnosti, jakož i listiny, které je nutno k návrhu na zápis přiložit, jsou stanoveny vyhláškou Ministerstva spravedlnosti č. 250/2005 Sb. Co musí obecně obsahovat, uvádíme pro příklad ve sloupku na konci článku. Veškeré tyto materiály lze ale také nalézt na webové adrese www.justice.cz, kde je i poměrně podrobný návod jak jednotlivé formuláře vyplňovat, jakož i odpovědi na otázky týkající se vyplňování formulářů.

Po podání návrhu na zápis soud zkoumá jak samotný návrh, tak zda údaje o skutečnostech, které mají být do OR zapsány, vyplývají z listin, které musí být k návrhu doloženy jako povinné přílohy.

Soud může návrh zamítnout

Soud usnesením návrh odmítne jestliže:

• návrh byl podán osobou, která k podání není oprávněna,
• návrh nebyl podán zákonem stanoveným způsobem (např. návrh nebyl podán na předepsaném formuláři),
• návrh neobsahuje všechny zákonem stanovené náležitosti (např. řádné označení navrhovatele, podpis na návrhu není úředně ověřen apod.),
• návrh je nesrozumitelný nebo neurčitý (např. když je navrhován výmaz skutečností, které v obchodním rejstříku nejsou zapsány),
• k návrhu nebyly připojeny veškeré listiny, jimiž mají být doloženy údaje o zapisovaných skutečnostech.

Výše uvedené nicméně neplatí bez výjimky. V případě, že návrh na zápis obsahuje odstranitelné vady, případně nejsou-li k návrhu doloženy veškeré listiny, které mají být přílohou návrhu, soud totiž z úřední povinnosti usnesením vyzve navrhovatele k odstranění těchto vad návrhu či k doplnění chybějících listin. Soud má nicméně povinnost vyzvat takto navrhovatele pouze jednou, proto v případě, že výzvě nebude vyhověno, bude návrh soudem již bez dalšího odmítnut. V usnesení o odmítnutí návrhu je pak soud povinen uvést důvody jak odmítnutí, tak i konkrétní poučení, jak lze nedostatky odstranit.

Zápis do obchodního rejstříku

Dospěje-li soud k závěru, že jsou splněny zákonné podmínky, provede zápis do obchodního rejstříku. Přitom může postupovat dvěma způsoby:

a) soud o provedení zápisu do obchodního rejstříku rozhodne usnesením, zpravidla bez nařízení jednání,
b) soud provede zápis, aniž by o tom vydával rozhodnutí; takto ale může soud postupovat pouze ve vymezených případech a při plnění zákonných podmínek.

Soud je povinen provést zápis do rejstříku anebo rozhodnout o návrhu usnesením ve lhůtě do 5 pracovních dnů ode dne podání návrhu na zápis, což ale neplatí bez výjimky. Například pokud byl soudní poplatek z návrhu zaplacen až v průběhu řízení, běží lhůta až ode dne zaplacení soudního poplatku. Nicméně neprovede-li soud zápis do obchodního rejstříku a ani o návrhu nerozhodne v zákonné lhůtě, považuje se navrhovaný zápis za provedený dnem následujícím po uplynutí této lhůty (tzv. fikce zápisu). Zápis pak soud provede ke dni uvedeném v návrhu, nejdříve však ke dni jeho provedení. Jestliže ale soud rozhodl o zápisu unesením, provede se zápis do obchodního rejstříku až po právní moci usnesení. To se dá urychlit tím, že se navrhovatel vzdá práva na odvolání.

V případě, že soud provede zápis bez vydání rozhodnutí, vyrozumí účastníky o provedeném zápisu zasláním výpisu z obchodního rejstříku, který obsahuje tento zápis. V opačném případě je účastníkům doručeno pouze usnesení o provedení zápisu do OR.

Chyby v psaní a v počtech, jakož i jiné zjevné chyby v zápisu opraví soud kdykoliv i bez návrhu, aniž by o tom vydával rozhodnutí. Vyrozumí o tom účastníky řízení zasláním výpisu z obchodního rejstříku obsahujícího tuto opravu.

Příklad formuláře

Na závěr se podívejme na formulář návrhu na zápis nebo zápis změny zapsaných údajů do obchodního rejstříku pro s. r. o., tedy nejčastějšího typu společnosti.

Máte se zápisem do obchodního rejstříku vlastní zkušenost? Jde podle vás o zbytečně složitý a zdlouhavý proces, nebo jste naopak byli příjemně překvapeni?