E-Procurement podle SAP

Pod pojmem E-Procurement chápeme řešení centralizovaného nákupu zaměřené na automatizaci nákupního procesu a elektronickou komunikaci s dodavateli. E-Procurement podporuje decentralizaci všech operativních činností nákupu při současné centralizaci všech strategických činností nákupu výrobních a nevýrobních materiálů a služeb. Snížení procesních nákladů se dosahuje eliminací oběhu papírových dokladů, automatizovaným zpracováním požadavků na nákup, minimalizací četnosti chyb a využitím elektronické výměny obchodních dokladů s dodavateli. Uživatelé mají k dispozici okamžitý přístup k aktuálním informacím o stavu vyřízení svých požadavků, čerpání rozpočtů, stavu dodávky a podobně. Potenciál dalšího zefektivnění procesu nákupu vyplývá z přesného zdokumentování nákupního chování uživatelů v elektronické podobě a to jak v oblasti procesních nákladů, tak v oblasti pořizovacích cen.

Enterprise Buyer Professional je řešením E-Procurementu firmy SAP. Funkcionalita řešení Enterprise Buyer Professional pokrývá pořizovací procesy od vytvoření požadavku na objednávku přes konfigurovatelný vícestupňový schvalovací proces, vytvoření a odeslání objednávky, potvrzení příjmu materiálu nebo převzetí služby až po zpracování faktury. Obsahuje funkce schválení a odmítnutí pro požadavky podléhající schvalování. Dále umožňuje zadávat na Internetu veřejná nebo neveřejná výběrová řízení nebo reverzní aukce a tím využít další možnou cestu k nalezení optimálního dodavatele a k úsporám na cenách pořízení nakupovaných materiálů. Nakupující má možnost kdykoli zobrazit aktuální stav své objednávky nebo požadavku. Součástí produktu je elektronický katalog s nástroji vyhledávání podle klíčových slov a kategorií. Nástroje pro management obsahu katalogu umožňují pracovníkům nákupního oddělení provádět údržbu a servis vlastního unifikovaného katalogu. Systém přístupových práv do katalogu umožňuje nastavit pro každého uživatele přístup pouze na specifické materiály a materiálové skupiny. Řešení Enterprise Buyer Professional disponuje předdefinovanými standardními reporty, které umožňují operativní i strategické analýzy nákupu.

Zabezpečením přímé elektronické komunikace mezi odběrateli a dodavateli snižuje toto řešení významně náklady a umožňuje dosáhnout vysoké návratnosti investic. Svou roli hraje také skutečnost, že řešení umožňuje vzdálený přístup do systému rovněž dodavatelům, kteří mohou přes Internet udržovat svá data, to znamená údaje v interním katalogu dodávaného materiálu či služeb, data o svých kontaktních osobách (prodejcích apod.) a dále rovněž přímo do systému zadávat na základě vystavené objednávky a příjemky údaje pro fakturaci a tím podstatně usnadnit zpracování velkého objemu faktur za zboží a služby. V případě realizace internetových aukcí a poptávkových řízení mohou dodavatelé po příslušné autorizaci vstupovat do systému a zadávat své nabídky.

Ekonomické přínosy řešení Enterprise Buyer Professional vyplývají jednak ze zefektivnění samotného nákupního procesu, dále pak ze snížení ceny pořízení nakupovaného zboží.

Úspory procesních nákladů nákupu vyplývají z automatizace nákupního procesu, možnosti vyhledávání nakupovaných položek v přehledných on-line katalozích, automatizovaném předkládání požadavků odpovědným manažerům podle konfigurovatelných schvalovacích scénářů, snížení četnosti chyb, snížení počtu administrativních pracovníků a elektronické výměny obchodních dokladů s dodavateli.

Snížení ceny pořízení nakupovaného zboží se dosahuje zavedením transparentního nákupního procesu s pokročilými možnostmi reportingu, zlepšením kontroly dodržování rámcových smluv, možností vyjednání výhodnějších rámcových smluv využitím plné nákupní síly společnosti, využitím veřejných a neveřejných elektronických výběrových řízení a reverzních aukcí.

Enterprise Buyer Professional je centrálním nákupním portálem platformy mySAP.com integrovaným se systémy materiálového hospodářství, plánování výroby, plánování údržby, řízení dodavatelských řetězců a řízení životního cyklu produktu. Enterprise Buyer Professional může spolupracovat i se systémy plánování podnikových zdrojů (ERP systémy) třetích stran nebo může být provozován samostatně bez ERP systému pro nákup nevýrobních materiálů a služeb.